Что такое адрес электронной почты для переадресации всех писем: значение, риски и проверка.

Итак, вы рассылали электронные письма последние пару дней, сверяя их с вашим валидатор электронной почты, но затем вы обнаруживаете, что ваши письма возвращаются с бешеной скоростью. Что ж, вы не одиноки. 10–30% компаний по всему миру используют систему перехвата всех писем, и с каждым днём всё больше компаний переходят на неё.

В этой статье я расскажу вам о тонкостях универсальной электронной почты (также известной как электронная почта с функцией приема всех сообщений), о том, как она работает, о её преимуществах и потенциальных недостатках, а также о том, как эффективно ею управлять (в зависимости от потребностей вашей организации). Давайте разберёмся.

Что такое адрес электронной почты для приема всех сообщений?

Как следует из названия, универсальная электронная почта получает все входящие письма через целевой домен независимо от того, была ли эта электронная почта ранее настроена для получения входящей почты.

По сути, почтовый сервер домена настроен на прием всех писем, отправленных в домен, независимо от того, существует указанный почтовый ящик или нет.

Например, у вас настроено три адреса электронной почты для вашего домена. Один адрес электронной почты — «Алиса», один — «Поддержка» и один — «Продажи». В качестве учётной записи для сбора всей почты вы можете настроить учётную запись «Контакты», чтобы все сообщения, отправленные на адрес «Справка» или любой другой несуществующий адрес электронной почты, по-прежнему пересылались, но на настроенный нами адрес для сбора всей почты «Контакты».

Ниже приведено простое представление:

Почему компании используют рассылку всех электронных писем с блокировкой?

Теперь, когда вы понимаете, что такое электронное письмо для сбора всех сообщений, давайте сделаем шаг вперед и разберемся, как это может быть полезно.

Представьте себе ситуацию: вы работаете в агентстве, и новые лиды ежедневно поступают по электронной почте. Ваш директор по продажам (CSO) выплачивает неплохой бонус для мотивации новой команды, но забыл об одной важной вещи. Электронная почта предыдущего уволенного SDR также была удалена (что широко освещалось в прессе), и многие письма, которые оказались потенциальными лидами, были утеряны. В результате новая команда не смогла достичь уровня продаж предыдущей команды.

Если это произойдет, руководитель службы безопасности, услышав об этом, должен немедленно потребовать создания всеобъемлющей рассылки, чтобы в случае, если сотрудник вдруг уволится из компании, все электронные письма, приходящие на его счет, по-прежнему были получены и подтверждены.

Благодаря удобству универсальных электронных писем многие крупные организации с удовольствием их используют. Не секрет, что люди склонны к систематическим ошибкам. По данным Тессиана, более половины (58%) сотрудников признаются, что в какой-то момент отправляли электронное письмо не тому человеку.

Подумайте на секунду: если важное письмо вернулось или не было доставлено, вы, вероятно, будете чувствовать себя опустошённым, не так ли? Универсальные электронные письма помогают предотвратить это, перехватывая неверные письма и не давая им вернуться или потеряться.

Преимущества и недостатки универсальной электронной почты

Использование универсальных писем может показаться хорошей идеей во многих случаях, особенно если ваши письма были получены в ходе очень интенсивного похода. Но важно понимать преимущества и недостатки их использования, которые мы рассмотрим в этом разделе.

Преимущества:

• Предотвращение потерь электронной почты: Универсальная рассылка гарантирует, что ни одно письмо не будет потеряно из-за опечаток или неверных адресов.
• Гибкость: обеспечивает гибкость адресов электронной почты, облегчая управление вариациями и изменениями адресов электронной почты.
• Улучшенный клиентский опыт: гарантирует, что электронные письма клиентов будут получены и подтверждены, даже если они неправильно указали адрес электронной почты.

Минусы:

• Перегрузка спамом: Универсальная рассылка может привлекать большое количество спама, поскольку она перехватывает все письма, включая письма, отправленные на неверные или случайно сгенерированные адреса. Это означает, что даже если вы отправите письмо на универсальный адрес, оно, скорее всего, не будет открыто (в зависимости от известности целевой компании/адреса).
• Переполненный почтовый ящик: почтовый ящик для сбора всех входящих сообщений может стать переполненным и сложным в управлении, если на домен поступает большое количество писем, как легитимных, так и спама.

Альтернативы адресам электронной почты для приема всех сообщений

Существует несколько альтернативных стратегий, которые организации могут рассмотреть в зависимости от своих конкретных потребностей. Вы можете протестировать каждую из них по порядку, чтобы затем выбрать наиболее подходящую для вашего (или вашей организации) варианта использования:

1. Индивидуальные адреса электронной почты: назначение уникальных индивидуальных адресов электронной почты каждому получателю или подразделению в организации для обеспечения точной маршрутизации электронной почты и снижения риска спама. Это стандартная стратегия работы с электронной почтой, которую используют большинство людей и компаний.

2. Псевдонимы и переадресация: использование псевдонимов и переадресации электронной почты позволяет направлять письма в центральный почтовый ящик или назначенному лицу, оптимизируя коммуникацию и поддерживая порядок. Например, если ваш сотрудник по имени «Джон» уезжает в отпуск, его письма будут автоматически пересылаться в отдел маркетинга.

3. Фильтрация и правила электронной почты: внедрение правил фильтрации электронной почты для автоматической сортировки и приоритизации писем по таким критериям, как отправитель, тема или содержание, что способствует эффективному управлению электронной почтой. Хотя эта стратегия более продвинутая, она позволяет вам приоритизировать любые письма (которые вы обычно отмечаете как важные) и показывать их первыми в списке.

Когда следует использовать универсальные электронные письма:

• В небольших организациях или стартапах с ограниченным количеством адресов электронной почты или (в наши дни) с удаленными сотрудниками.
• При работе с доменом с многочисленными потенциальными вариантами адресов электронной почты назначение конкретных адресов для каждого сценария представляет собой сложную задачу.

Когда не следует использовать универсальные электронные письма:

• На крупных предприятиях с хорошо структурированными системами электронной почты и четким назначением адресов электронной почты для различных функций или отдельных лиц (что сводит на нет любую возможную выгоду от их использования).
• Когда вопросы безопасности и конфиденциальности имеют первостепенное значение, необходимо строго контролировать доступ и видимость сообщений электронной почты.

Насколько распространены электронные письма-сборники

Универсальные письма довольно распространены: по данным DeBounce, от 10 до 30% всех писем относятся к категории универсальных. Это означает, что из каждых 100 отправленных писем от 10 до 30 будут отправлены на адрес электронной почты, предназначенный для универсальной рассылки.

В настоящее время поставщики услуг электронной почты, такие как GoDaddy, предоставляют возможность настроить домен для перехвата всей почты сразу, непосредственно через панель управления клиентами. Однако компании со сложными решениями для электронной почты могут отказаться от этой возможности, поскольку некоторые предпочитают более структурированный подход, полностью исключающий адреса для перехвата всей почты из соображений безопасности, потенциального роста спама и риска получения нежелательных или вредоносных писем на неизвестные адреса.

Для компаний с ненадежными почтовыми провайдерами (где письма редко попадают в папку «Спам») вероятность того, что спамеры каким-то образом заставят вас нажать на опасную ссылку, многократно возрастает — вот почему крупные организации с хорошей системой безопасности обычно используют этот прием.

Реальный риск остается тем, что универсальные адреса могут стать смертельной мишенью для спама и потенциально опасных злоумышленников, если не будут управляться должным образом.

Влияние универсальных писем на email-маркетинг

Одной из главных проблем, которые создают универсальные электронные письма для маркетинга, является то, что вы не знаете, принадлежит ли указанный адрес электронной почты реальному человеку или нет.

Это приводит к двум основным проблемам. Во-первых, если письмо доставлено, то есть не возвращено, его, скорее всего, никто не откроет. Это также негативно влияет на показатели вовлечённости, что, в свою очередь, сказывается на ваших email-маркетинговых кампаниях.

Ещё одна вероятная проблема, связанная с рассылкой писем типа «перехватывающая вся рассылка», заключается в том, что рассылка таких писем, как правило, несколько повышает показатель отказов. Это вызывает опасения у поставщиков услуг электронной почты, что, вероятно, негативно скажется на доставляемости писем в будущем.

Рекомендации по управлению письмами, поступающими в общий список посылки.

Управление адресами для переадресации всех сообщений требует осторожного подхода. Поскольку эти домены принимают сообщения, даже если почтовый ящик не существует, они вносят неопределенность, которая может повлиять на доставляемость и репутацию отправителя, если не подходить к этому вопросу должным образом.

Поддерживайте строгую чистоту списков.

Регулярно очищайте и обновляйте свои списки рассылок. Удаляйте недействительные адреса, письма с ошибками доставки, неактивные контакты и рискованные записи перед запуском кампаний. Используйте подтверждение адреса электронной почты Этот инструмент может помочь определить универсальные домены, чтобы вы могли обрабатывать их отдельно, а не как полностью подтвержденные контакты.

Сегментные адреса для перехвата всех запросов и другие рискованные адреса

Не отправляйте рассылки на общие адреса электронной почты вместе с основным списком. Создайте для них отдельный сегмент. Это позволит вам контролировать частоту рассылки, безопасно тестировать эффективность и защищать показатели вовлеченности вашей основной аудитории.

Отправляйте сообщения постепенно и отслеживайте вовлеченность.

Вместо того чтобы отправлять сразу большие рекламные кампании на все адреса, начните с небольших партий. Постепенная отправка позволяет отслеживать показатели открываемости, кликабельность и отказы, прежде чем увеличивать объем. Это снижает риск внезапных проблем с доставкой.

Внимательно отслеживайте показатели отказов и репутацию отправителя.

Домен, предназначенный для обработки всех сообщений, иногда может принимать сообщения во время проверки, но при этом впоследствии выдавать ошибки доставки. Мониторинг отказовОтслеживайте жалобы на спам и сигналы репутации отправителя с помощью вашей платформы рассылки или инструментов мониторинга доставляемости. Если уровень отказов повышается или вовлеченность значительно снижается, приостановите отправку сообщений этому сегменту и переоцените качество вашего списка.

Как проверить адреса электронной почты, поступающие через систему Catch-all

Разобравшись со всеми скучными подробностями, давайте быстро перейдём к самому интересному! Проверка адресов для сбора всех сообщений по-прежнему, безусловно, важна, особенно для того, чтобы ваши письма попадали в нужные руки, но как именно это сделать?

К сожалению, не существует настоящего способа проверить адрес электронной почты, подлежащий всеобщей рассылке, хотя ваш поставщик услуг по проверке электронной почты может раскрыть вам секрет, что адрес отправителя, скорее всего, является адресом электронной почты, который вы указали для всеобщей рассылки. Один из лучших способов сделать это — воспользоваться валидатором электронной почты, таким как DeBounce, который позволяет узнать, принимает ли электронное письмо все письма или нет.

Вам следует начать составлять план, как только вы решите отправлять маркетинговые кампании, чтобы принимать все письма. Вы можете начать удалять недействительные письма из своего списка, отправляя их небольшими партиями (по своему усмотрению) и отслеживая, какие из них возвращаются (именно эти письма вы хотите удалить из своих данных).

Некоторые ESP на самом деле позволяют отправлять большее количество сообщений «принять все» за один раз, но мы рекомендуем вам связаться с предпочитаемой вами платформой отправки, чтобы получить дополнительную информацию.

Мы также рекомендуем вам использовать другой аккаунт электронной почты для отправки всех сообщений, чтобы увидеть, какие из них возвращаются (они будут недействительными, а те письма, которые не возвращаются, скорее всего, дойдут до адресата), чтобы не повредить статусу отправки сообщений на вашем основном аккаунте электронной почты или платформе отправки.

Риски отправки электронных писем на адреса, предназначенные для перехвата всех сообщений.

Домены, принимающие все адреса, вносят элемент неопределенности, которым маркетологам необходимо тщательно управлять. Поскольку почтовый сервер принимает сообщения для любого адреса в рамках этого домена, становится сложно определить, существует ли на самом деле предполагаемый получатель или будет ли когда-либо прочитано электронное письмо.

Неопределенность в отношении возможности доставки

В случае доменов с функцией «перехват всех сообщений» электронное письмо может казаться действительным во время проверки, поскольку сервер принимает входящие сообщения. Однако это не подтверждает, что почтовый ящик принадлежит реальному человеку. Во многих случаях сообщение может попасть в общий почтовый ящик, остаться непрочитанным или быть отфильтровано внутренними правилами, прежде чем дойти до адресата.

Неожиданные риски отскока

Даже если универсальный сервер изначально принимает сообщение, сбои доставки всё равно могут произойти позже. Некоторые серверы временно принимают электронные письма на этапе установления соединения и отклоняют их впоследствии, если почтовый ящик недействителен или неактивен. Такое поведение может привести к более высокому проценту отказов, чем ожидалось.

Спам-ловушки и неактивные почтовые ящики

В доменах, предназначенных для перехвата всего спама, иногда собираются адреса, которые редко отслеживаются или больше не используются. В некоторых случаях эти адреса могут функционировать как ловушки для спама, установленные почтовыми провайдерами для выявления ненадлежащих методов отправки. Отправка на такие адреса увеличивает риск фильтрации и штрафных санкций за недоставку.

Влияние на репутацию отправителя и показатели вовлеченности.

Низкий уровень вовлеченности и неожиданные отказы в доставке с адресов, используемых для рассылки спама, могут со временем ослабить репутацию отправителя. Интернет-провайдеры отслеживают такие показатели, как процент отказов, процент открытий, жалобы на спам и неактивность. Если большая часть ваших рассылок попадает на домены, используемые для рассылки спама, которые генерируют низкий уровень вовлеченности, будущие письма могут с трудом доходить до почтового ящика получателя.

Заключение

Универсальные почтовые домены играют сложную роль в электронной переписке. С одной стороны, они помогают организациям избежать потери сообщений из-за опечаток, устаревших адресов или неожиданных изменений в структуре команды. С другой стороны, они вносят неопределенность для маркетологов, поскольку становится трудно подтвердить, существует ли конкретный почтовый ящик на самом деле или будет ли сообщение когда-либо прочитано.

Для компаний, проводящих email-кампании, ключевым моментом является понимание того, как домены, используемые для рассылки спама, влияют на доставляемость писем. Повышенный риск отказов, неактивные почтовые ящики и потенциальные ловушки для спама могут негативно сказаться на репутации отправителя и показателях вовлеченности, если ими не управлять должным образом. Именно поэтому при работе с адресами, используемыми для рассылки спама, крайне важны гигиена списков, сегментация и стратегии постепенной отправки.

Перед отправкой рассылок также важно определить, какие адреса относятся к доменам, предназначенным для переадресации всех запросов, чтобы обрабатывать их иначе, чем полностью подтвержденные контакты. Для этого можно использовать такие инструменты, как... Универсальный валидатор адресов электронной почты от DeBounce Это помогает выявлять домены, принимающие все запросы, в процессе проверки, что позволяет сегментировать эти адреса и защищать репутацию отправителя.

Осознание рисков и стратегическое управление ими позволят вам продолжать проводить эффективные email-кампании, сохраняя при этом высокую доставляемость рассылок и хорошую репутацию домена.