Коды ошибок возврата электронной почты: что это такое? (+ Как решить проблемы с кодами ошибок)

Будучи email-маркетологом, вы часто можете сталкиваться с серьезным препятствием в своих кампаниях — неоднозначными кодами возврата писем.

Эти коды могут сбивать с толку и вызывать раздражение, заставляя вас гадать, почему ваши тщательно составленные письма не дошли до целевой аудитории. Понимание кодов возврата писем крайне важно, поскольку они хранят секреты доставляемости писем.

Вам необходимо расшифровать их, чтобы получить все возможности для оптимизации вашей стратегии email-маркетинга и гарантировать, что ваши сообщения попадут в почтовые ящики получателей.

В этой статье блога мы объясним коды возврата электронных писем и поможем вам разобраться в этих загадочных сообщениях. Мы также расскажем, почему письма возвращаются, и как предпринять упреждающие шаги для повышения эффективности кампаний.

Давайте погрузимся в тайны и вместе разгадаем их.

Что такое коды ошибок возврата электронной почты?

Коды ошибок возврата электронной почты, часто называемые кодами SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) или сообщениями о возврате, представляют собой автоматические ответы, генерируемые серверами электронной почты для сообщения о статусе попытки доставки электронной почты.

Эти коды используются для связи между вашей платформой email-маркетинга и почтовым сервером получателя. Они показывают, успешно ли сервер доставил ваше письмо или возникли проблемы.

Иначе говоря, код возврата электронной почты представляет собой набор числовых значений, присваиваемых сообщениям, которые не удалось доставить. Эти числа или коды дают представление о причинах сбоя доставки.

Почему важны коды ошибок возврата?

Коды ошибок возврата электронных писем крайне важны для email-маркетологов. Эти коды указывают, почему письмо не дошло до получателя.

Понимая значение этих кодов ошибок, вы сможете получить ценную информацию о доставляемости ваших email-кампаний и принять соответствующие меры.

Эти коды ошибок помогают выявить такие проблемы, как:

• Недействительные адреса электронной почты
• Полные почтовые ящики
• Ошибки сервера.

Эти знания позволят вам очистить свои списки адресов электронной почты, гарантируя, что вы направляете письма только активным и готовым к отправке контактам.

Кроме того, это позволяет вам быстро решать любые технические проблемы, повышая общую доставляемость ваших писем и репутацию отправителя.

Это не все…

Умение интерпретировать коды возврата сообщений электронной почты позволяет вам:

• Оптимизируйте свои кампании
• Снизить показатель отказов
• Увеличьте доставляемость электронных писем.

Таким образом, проактивно управляя ошибками возврата писем, вы будете поддерживать чистый и заинтересованный список адресов электронной почты, что приведет к повышению вовлеченности, конверсий и доходов.

Понимание кодов возврата электронной почты

Согласно исследованиям, рассылки по электронной почте являются вторым по популярности типом контента для 77% B2B-брендов. Кроме того, 87% B2B-маркетологов используют электронную почту как основной канал распространения контента.

Примечательно, что 60% получателей электронных писем признают, что email-маркетинг влияет на решения о покупке. (По данным ColorLib).

Однако если ваши письма попадают в папку «Спам», вы упускаете значительную маркетинговую возможность.

Источник: ЦМИ

Поэтому понимание кодов ошибок возврата электронной почты крайне важно для обеспечения доставки ваших сообщений по назначению. Коды возврата электронной почты обычно числовые и делятся на различные категории. Каждый номер несёт определённую информацию о статусе доставки письма. Эти ключи или коды представлены в трёхзначном формате, например, «550» или «421», и сопровождаются понятным для человека текстом.

Примеры кодов возврата и статуса электронных писем

Протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — это стандартный почтовый сервер, который отправляет, получает и ретранслирует сообщения между отправителями и получателями. В таблице ниже показано, что коды ошибок SMTP соответствуют определённой структуре.

Каждая цифра в кодах ошибок и состояний содержит более подробное описание ошибки возврата.

Иллюстрация автора

Вот пример сообщения об ошибке электронной почты, полученного с помощью SMTP. В тексте объясняется причина возврата и предлагается способ её устранения.

Образец иллюстрации автора.

На иллюстрации вы, возможно, заметили, что существуют традиционные и расширенные коды ошибок SMTP. Давайте разберёмся, в чём разница.

Коды возврата писем традиционного SMTP и расширенного SMTP

Обычные коды возврата представляют собой трёхзначные числовые коды. Эти коды обозначают успешность или неуспешность попытки доставки электронного письма. Почтовые серверы генерируют эти коды для индикации статуса попытки доставки. В отличие от них, расширенные коды возврата SMTP предлагают более полную статистику по сбоям доставки, состоящую из трёх дополнительных цифр. Эта расширенная статистик позволяет лучше понять причину возврата вашего письма.

Давайте рассмотрим, как они различаются на практике.

Традиционные коды ошибок возврата

Эти коды помогают диагностировать и понять, почему электронное письмо не было доставлено. Эти стандартные коды возврата предоставляют конкретную информацию о причине сбоя доставки. Этот отчёт помогает отправителям электронных писем более эффективно выявлять и устранять неполадки с доставкой.

Примеры традиционных списков кодов возврата писем и их текстовые описания.

Эти коды выявляют временные ошибки возврата почты, а также постоянные или более серьезные проблемы с доставкой электронной почты.

Расширенные коды отказов SMTP

Расширенные коды возврата электронных писем предоставляют более подробную информацию о сбоях доставки. В отличие от традиционных трёхзначных кодов возврата, маркетологи используют расширенные коды возврата, чтобы точно определить причину проблемы с доставкой.

Эти расширенные ключи упрощают диагностику и решение проблем с доставкой для администраторов электронной почты и отправителей. В то время как традиционные коды возврата имеют структурированный формат из трёх цифр, расширенные коды ошибок расширяют этот формат, включая дополнительные подкоды и информацию.

SMTP-серверы Отформатируйте эти коды как XYZ:

X: обозначает основную категорию отказа, аналогичную первой цифре в традиционных кодах отказа. Указывает на общий характер проблемы:

• 2. XX: Успешная доставка
• 4. XX: Временная ошибка доставки
• 5. XX: Постоянная ошибка доставки

Y: Предоставляет более конкретные сведения в рамках основной категории:

• X.1.X: Решение проблем
• X.2.X: Проблемы с почтовым ящиком
• X.3.X: Проблемы с почтовой системой

Z: Предоставляет дополнительную информацию, указывая точную причину сбоя доставки, и может включать дополнительные подкоды.

Например:

• XY1: Указывает на конкретный тип проблемы адресации.
• XY2: Указывает на конкретную проблему с почтовым ящиком.
• XY3: Определяет отдельную проблему почтовой системы.

Типы возвратов электронной почты

Возврат электронных писем — распространённая проблема в цифровой коммуникации. Понимание различных типов возвратов крайне важно для email-маркетологов и специалистов по email-маркетингу.

Хотя в отчете об отправленном электронном письме могут отображаться различные типы сообщений о недоставке, все сообщения о недоставке делятся на две основные категории:

1. Жесткий отскок
2. Мягкий отскок.

Давайте сравним эти два основных вида возврата электронных писем.

Коды Hard Bounce и Soft Bounce

Что такое Hard Bounce (жесткий возврат) в электронной почте? Это электронное письмо, возвращенное отправителю из-за постоянной ошибки. Чаще всего это происходит из-за недействительного адреса электронной почты. Эта проблема препятствует успешной доставке письма, поскольку с этим доменом не связан действительный адрес.

Что такое электронное письмо с мягким отказом? В отличие от... письмо с ошибкой доставкиМягкий отказ (soft bounce) — это отказ в доставке электронного письма из-за временной проблемы на стороне получателя. Проблемы с мягким отказом могут негативно повлиять на успех вашей email-маркетинговой кампании, как и жесткие отказы (hard bounces). Минимизация жестких и мягких отказов является важнейшей задачей email-маркетинга. Это важный показатель в индустрии email-маркетинга.

Как правило, коды ошибок, начинающиеся с «5», указывают на постоянные проблемы, тогда как коды ошибок, начинающиеся с «4», обычно указывают на временные проблемы.

Код жесткого отказа

Коды серии 5xx (Permanent Negative Completion Reply) — это коды ошибок, указывающие на постоянные возвраты. Эти коды сигнализируют о том, что письмо не дошло до адресата из-за постоянных проблем. Например, при попытке отправить письмо вы можете столкнуться с сообщением об ошибке 550 «Отклонено (или заблокировано)». Это означает, что сообщение было заблокировано спам-фильтром.

Эта ошибка возникает, поскольку ваш домен электронной почты находится в чёрном списке DNS (DNSBL) или в чёрном списке реального времени (RBL). Коды отказов — это коды ошибок, которые почтовые серверы используют для обозначения постоянных сбоев при отправке письма получателю.

Вот некоторые стандартные списки кодов отказа электронной почты и описательные сообщения:

Эти серьезные ошибки возврата указывают на постоянные сбои в доставке.

Обратите внимание, что эти коды немного различаются в зависимости от почтового сервера и системы доставки. Однако ключи раскрывают причины возврата писем.

Коды мягкого возврата электронной почты

Коды программных отказов — это стандартизированные коды ошибок сервера SMTP. Почтовые клиенты используют SMTP для сообщения о причинах временной невозможности доставки письма получателю.

Примеры стандартных кодов возврата писем 4xx (мягких) и их читаемые значения:

Коды 4xx обычно указывают на то, что попытка отправить электронное письмо еще раз позже или принятие корректирующих мер могут решить временные проблемы.

Причины проблем с возвратом электронной почты и способы их решения

Активное решение проблем с возвратами писем имеет решающее значение для успеха email-маркетинговых кампаний. Ниже приведены практические советы по эффективному решению проблем с возвратами писем:

1. Автоответ

Эти ошибки возникают, когда получатели настраивают свои учетные записи электронной почты на автоматический ответ.

Другими словами, электронное письмо-автоответчик, также называемое сообщением об отсутствии на работе (OOO) или сообщением об отсутствии на работе, представляет собой заранее настроенный автоматический ответ, информирующий людей о вашем отсутствии на работе.

Как решить проблему с автоответом по электронной почте:

• Персонализируйте имя отправителя и тему письма, чтобы оно выделялось среди переполненного почтового ящика. Такой подход поможет минимизировать вероятность срабатывания автоответа. Получатели распознают подлинность вашего письма.
• Сегментируйте свой список по поведению или демографическим данным получателей. Этот шаг поможет вам определить получателей, которые с большей вероятностью активируют функцию автоответа. Это приемлемый способ уменьшить количество ошибок автоответа.
• Регулярно анализируйте данные о доставке и открываемости писем. Если вы заметили резкий всплеск ошибок автоответов, это может указывать на изменения в поведении получателей или качестве списка рассылки.

Своевременное выявление и решение таких проблем поможет вам поддерживать эффективную кампанию email-маркетинга.

2. Полная вместимость почтового ящика

Уведомление о заполнении почтового ящика появляется, когда он достигает своего максимального объёма. Письма, хранящиеся в папках «Спам», «Корзина» и других, увеличивают объём хранилища.

Следовательно, эти папки занимают значительную часть пространства хранилища входящих сообщений, даже если ваш основной почтовый ящик почти пуст.

Как исправить проблему с переполненным почтовым ящиком:

• Поощряйте получателей писем очищать, удалять или удалять все письма из папок «Корзина», «Спам» или «Нежелательная почта», включая ненужные письма из своих почтовых ящиков. Как это сделать? Добавьте в текст письма ненавязчивое напоминание о необходимости очистить свои почтовые ящики, чтобы получать важные письма.
• Предлагайте альтернативные каналы коммуникации. Это означает, что вы можете предоставить получателям возможность взаимодействовать с вашим брендом или получать доступ к важной информации вне электронной почты. Вы можете предоставить ссылки на свой веб-сайт, профили в социальных сетях или чат-службы поддержки.
• Уменьшите частоту отправки писем, чтобы решить проблемы с переполнением почтового ящика. Если вы заметили повторяющиеся ошибки, связанные с переполнением почтового ящика, от конкретных получателей, снизьте частоту отправки писем для этих получателей. Вы можете снизить риск получения кодов ошибок, сократив количество получаемых ими писем.

3. Размер электронной почты (большие вложения)

Ошибка размера электронного письма возникает, когда сообщение или вложения превышают допустимый размер. ограничения по размеру устанавливается почтовыми серверами получателей.

Как решить проблему размера электронной почты:

• Сжимайте вложения перед отправкой: сжатие или архивация больших файлов перед отправкой может значительно уменьшить размер электронного письма.
• Поощряйте получателей загружать вложения из облачного хранилища или предоставляйте альтернативные способы доступа к большим файлам.
• Используйте сервисы обмена файлами: вместо того, чтобы прикреплять большие файлы непосредственно к электронным письмам, рассмотрите возможность поделиться ими через Google Drive, Dropbox и OneDrive. Затем добавьте в письмо ссылку, чтобы направить получателей к файлу.
• Оптимизируйте содержимое вашего электронного письма, минимизируя ненужные изображения, избегая чрезмерного форматирования и оптимизируя HTML и CSS для уменьшения размера письма.

Эти практические шаги гарантируют, что размеры ваших электронных писем будут небольшими и, скорее всего, позволят обойти ограничения по размеру.

4. Технические проблемы на сервере

Технические проблемы с сервером могут привести к проблемам с доставкой электронной почты, из-за чего ваши email-рассылки не дойдут до адресата. Однако вы можете решить эти проблемы, применив правильную тактику.

Как исправить технические проблемы сервера:

• Регулярно отслеживайте показатели доставляемости писем, такие как открываемость и кликабельность (CTR). Это поможет вам своевременно выявлять внезапные падения вовлечённости и проблемы с сервером.
• Регулярно проверяйте работоспособность и производительность своего почтового сервера, проводя регулярные проверки. Лучший способ — сотрудничать с вашим ИТ-отделом или хостинг-провайдером, чтобы быстро выявлять и устранять технические неполадки.
• Поддерживайте хорошую репутацию отправителя, обеспечив хорошую репутацию вашего домена для отправки электронной почты. Как?

Вот как:

1. Соблюдайте лучшие отраслевые практики
2. Избегайте спам-контента
3. Поддерживайте низкий показатель отказов
4. Пользуйтесь услугами проверенных поставщиков услуг электронной почты.

5. Заблокированная электронная почта.

Когда электронные письма блокируются, это часто означает, что принимающий сервер решил отклонить доставку.

Как устранить проблемы с заблокированной электронной почтой.

Примените следующие протоколы аутентификации электронной почты:

• Структура политики отправителя (SPF)
• DomainKeys Идентифицированная Почта (DKIM)
• Аутентификация сообщений на основе домена, отчетность и соответствие (DMARC).

Эти протоколы проверяют подлинность ваших писем и помогают предотвратить их возврат или пометку как спам. Поэтому важно регулярно отслеживать репутацию и показатели доставляемости ваших писем.

Это поможет вам выявить неактивных или неактивных подписчиков. Их удаление позволит вам поддерживать чистоту и порядок. список адресов электронной почты.

Кроме того, вы должны уважать предпочтения получателей и своевременно выполнять отказы от подписки, чтобы улучшить репутацию отправителя.

Воспользуйтесь услугами надежного поставщика услуг электронной почты (ESP), имеющего налаженные связи с интернет-провайдерами, чтобы повысить показатели успешной доставки электронной почты.

6. Неверный адрес электронной почты

Неправильные адреса не только приводят к возврату писем, но и наносят вред репутации отправителя и истощают ценные ресурсы.

Рассмотрите возможность внедрения надежной системы проверки адресов электронной почты, которая принимает исключительно действительные адреса электронной почты, чтобы предотвратить проблемы с недействительными и опечатками в адресах электронной почты.

Советы по минимизации проблем с недействительными адресами электронной почты:

• Используйте систему двойного подтверждения, чтобы подписчики подтверждали свои адреса электронной почты при регистрации. Это гарантирует точность и снижает вероятность попадания недействительных адресов в ваш список.
• Используйте инструменты проверки электронной почты в режиме реального времени для автоматической проверки адресов электронной почты на наличие синтаксических ошибок, опечаток и неактивных доменов.
• Сегментируйте свой список и регулярно анализируйте его на предмет недействительных адресов, а также удаляйте их, чтобы поддерживать надлежащую чистоту данных.
• Предоставьте наглядную и доступную возможность отписаться — предоставление подписчикам возможности отписаться может значительно снизить вероятность предоставления пользователями поддельных адресов электронной почты.

7. Почтовый ящик не найден (недоступен)

Эта ошибка обычно указывает на то, что ваш SMTP-сервер не может успешно доставить сообщение предполагаемому получателю(ям).

Почему?

Это может быть связано с тем, что почтовый ящик или адрес электронной почты не существует. Также возможно, что сервер получателя занят, что означает, что почтовый ящик не найден.

Советы по устранению проблемы «почта не найдена или недоступна»:

• Рассмотрите возможность внедрения стратегии мягкой обработки отказов, которая позволит автоматически отправлять повторные письма для временно недоступных адресов электронной почты.
• Отслеживайте показатели отказов и анализируйте закономерности, чтобы выявлять повторяющиеся ошибки «Почтовый ящик не найден». Своевременно удаляйте такие адреса.
• Используйте персонализацию электронной почты и включайте убедительные сообщения, побуждающие получателей обновить свои адреса электронной почты.
• Проверьте наличие опечаток в вашем адресе электронной почты.
• Убедитесь, что IP-адрес электронной почты не занесен в черный список.
• Активировать SMTP-аутентификацию

8. Поддельные (или фиктивные) адреса электронной почты.

Борьба с поддельными адресами электронной почты может быть сложной, но возможной. Поддельные адреса электронной почты могут иметь ряд негативных последствий для email-маркетинговых кампаний.

Они снижают доставляемость, снижают показатели вовлеченности, увеличивают риск попадания в черный список и т. д. Но при правильном подходе вы можете смягчить влияние поддельных адресов электронной почты на ваши усилия по email-маркетингу.

Как решить проблемы с поддельными адресами электронной почты:

• Внедрите инструменты проверки электронной почты для обнаружения поддельных адресов электронной почты во время регистрации.
• Используйте CAPTCHA или другие меры безопасности электронной почты, чтобы воспрепятствовать ботам и отдельным лицам использовать поддельные электронные письма.
• Пересмотрите каналы привлечения клиентов — как вы приобретаете адреса электронной почты. Если определённые каналы постоянно приводят к появлению поддельных адресов, рассмотрите возможность корректировки стратегии привлечения клиентов для этих каналов.
• Избегайте покупки списков адресов электронной почты, поскольку они часто содержат поддельные или некачественные адреса электронной почты.
• Отслеживайте показатели вовлеченности, чтобы обнаружить необычное поведение, например, отсутствие открытий, кликов или конверсий, связанных с определенными адресами электронной почты.
• Регулярно очищайте свой список, удаляя фиктивные адреса электронной почты, поддерживая точность показателей и высокий уровень вовлеченности.