Вы собрали список контактов для своей электронной рассылки. Возможно, вы запускаете новостную рассылку или отправляете холодные письма потенциальным клиентам, чтобы привлечь новых. Теперь...
Основные выводы
- Наиболее важным решением при выборе поддомена является разделение маркетингового, транзакционного и исходящего трафика. Транзакционные электронные письма всегда должны иметь самую надежную защиту от несанкционированной доставки, поскольку они инициируют действия пользователей.
- Качество результатов обратного поиска по электронной почте зависит от того, сколько общедоступной или связанной информации существует для каждого адреса электронной почты.
- Каждому отправляющему поддомену необходимы собственные записи SPF, DKIM и DMARC, а также собственный период «прогрева». Высокая репутация родительского домена не передается автоматически новому поддомену.
- Изоляция поддоменов эффективна только в сочетании с контролем чистоты списков рассылки на уровне поддоменов и мониторингом репутации.
С Февраль 2024Gmail и Yahoo классифицировали отправителей, рассылающих более 5,000 писем в день, как отправителей массовых рассылок, требуя от них аутентификации доменов, используемых для отправки. Это изменение ввело формальное правило, которое эксперты по доставляемости подчеркивали годами: для отправки большого объема почты необходима правильно настроенная система отправки.
Поддомен электронной почты — это подразделение вашего основного домена, используемое для изоляции определенного типа отправляемого трафика. Вместо того чтобы направлять всю вашу электронную почту через yourbrand.com, вы отправляете маркетинговые кампании с marketing.yourbrand.com, подтверждения заказов — с info.yourbrand.com, а холодные сообщения — с reply.yourbrand.com, каждый из которых формирует свою собственную репутацию независимо от других.
Это полезно, когда один поток электронных писем начинает вызывать проблемы. Если крупная маркетинговая кампания получает слишком много жалоб или старый список рассылки создает слишком много отказов, эта проблема может остаться в рамках поддомена, используемого для этой кампании. Ваши подтверждения заказов, сброс паролей и другие важные электронные письма могут отправляться с отдельного поддомена. Правильная практика использования поддоменов для электронной почты помогает предотвратить влияние одной проблемы на все отправляемые вами письма.
Рекомендации по использованию поддоменов электронной почты
Правильные методы могут заставить отправляющий поддомен работать в вашу пользу. Применяемые в указанном порядке, описанные ниже методы дополняют друг друга.
1. Разделение маркетингового, транзакционного и исходящего трафика.
Наиболее важным решением при выборе поддомена является разделение email-рассылок по назначению. Каждый тип рассылки имеет свою аудиторию, профиль вовлеченности и уровень риска. Смешивание разных типов рассылок приводит к тому, что проблемы одного потока становятся проблемами всех остальных.
Как минимум, любой отправитель, проводящий как маркетинговые кампании, так и рассылку транзакционных писем, должен использовать два поддомена. Отправители, которые также занимаются холодными звонками или поиском потенциальных клиентов, должны использовать три:
- marketing.yourbrand.com (рассылки, рекламные акции, кампании по привлечению и удержанию клиентов)
- info.yourbrand.com или transactions.yourbrand.com (чеки, сброс пароля, подтверждения заказов)
- reply.yourbrand.com или team.yourbrand.com (исходящие запросы и холодные рассылки)
Из всех трех типов писем, транзакционные заслуживают самой надежной защиты доставляемости. Пропущенная попытка сброса пароля или неудачное подтверждение заказа напрямую ухудшают качество обслуживания клиентов больше, чем задержка маркетингового письма. Размещение транзакционных рассылок на выделенном поддомене с чистой и хорошо поддерживаемой репутацией гарантирует, что они будут постоянно попадать в почтовый ящик независимо от того, что происходит в ваших маркетинговых или исходящих каналах.
2. Используйте понятные и легко узнаваемые имена поддоменов.
Ваш поддомен отображается в поле «Отправитель», которое получатели просматривают перед тем, как решить, открывать письмо или нет. Название типа marketing.yourbrand.com сразу узнаваемо. Название типа mt-prod3.yourbrand.com вызывает вопросы, на которые большинство получателей не утруждают себя ответами (они либо игнорируют письмо, либо помечают его как спам).
Рекомендуемые шаблоны именования в зависимости от типа трафика:
- Маркетинг и информационные рассылки: маркетинг, новости, обновления, промо.
- Транзакционные: информация, привет, уведомление, транзакции.
- Исходящие продажи: ответ, команда, взаимодействие.
- Поддержка: поддержка, помощь, забота.
Следует избегать следующих шаблонов именования: mail2., emails3., bulk., mt-prod., smtp01.
Все, что выглядит автоматизированным или технически сложным, подрывает доверие, которое должен обеспечивать ваш адрес отправителя. Используйте короткие, строчные и описательные имена. Когда кто-то видит отправителя, он должен быстро понять, от кого пришло письмо и что это за сообщение.
3. Настройте аутентификацию на уровне поддомена.
Аутентификация не наследуется от родительского домена. Каждому отправляющему поддомену требуется своя собственная аутентификация. SPF, DKIM и DMARC Записи настраиваются независимо. Например, запись SPF, охватывающая yourbrand.com, не будет автоматически охватывать marketing.yourbrand.com.
Расположите их в следующем порядке:
- Опубликуйте SPF-файл для поддомена, указав IP-адреса, уполномоченные отправлять сообщения от его имени.
- Настройте DKIM, используя ключ подписи, специфичный для данного поддомена.
- После стабилизации показателей SPF и DKIM, наложите слой DMARC. Начните с параметра p=none для мониторинга, затем перейдите к p=quarantine или p=reject после подтверждения соответствия.
Соответствие DMARC (гарантированное совпадение домена отправителя с доменом, используемым в аутентификации SPF или DKIM) — это именно то, что требуется в правилах массовой рассылки Gmail и Yahoo на 2024 год. Без этого ваши электронные письма могут быть помещены в карантин, независимо от того, насколько чист ваш список рассылки.
4. Постепенно разогревайте новые субдомены.
Почтовые провайдеры рассматривают каждый новый отправляющий поддомен как неизвестного отправителя. Нет истории отправок, нет данных об активности и нет устоявшейся репутации, даже если ваш основной домен надежно отправлял сообщения в течение многих лет.
Без период прогреваПервая масштабная рекламная кампания с нового поддомена почти всегда попадает в папку «Спам». Более безопасный подход — постепенное наращивание объема в течение 4-8 недель:
- Неделя 1–2: Начните с нескольких сотен писем в день, отправляемых наиболее активным подписчикам.
- 3-4 неделя: Увеличивайте объем примерно на 20% каждые несколько дней.
- Недели 5–8: Продолжайте наращивать масштабы, внимательно отслеживая количество жалоб и распределение писем в почтовом ящике.
Повторно активируйте любой поддомен, который простаивал 30 или более дней. Репутация отправителя снижается, если поддомен перестает отправлять сообщения слишком долго.
5. Поддерживайте чистоту списка рассылки для каждого поддомена.
Изоляция субдоменов создает отдельные пути репутации, а это значит, что очистка списков рассылки также должна выполняться отдельно для каждого из них. Например, очистка вашего маркетингового списка не поможет вашему транзакционному субдомену, если транзакционные электронные письма отправляются на недействительные или рискованные адреса.
Для каждого активного отправляющего поддомена:
- Перед проведением любой крупной кампании обязательно проверьте сегментированный список. Проверка списка адресов электронной почты.
- Очистите свой список адресов электронной почты с периодичностью от 3 до 6 месяцев, или раньше, если показатели вовлеченности начнут снижаться.
- При проверке удаляйте адреса, привязанные к роли (info@, sales@, admin@), поскольку они имеют более высокий процент жалоб и не должны фигурировать в маркетинговых или исходящих списках.
- Помечайте и удаляйте одноразовые адреса электронной почты, которые увеличивают размер списка, не добавляя при этом никаких реальных контактов.
При сегментации рассылок по поддоменам необходимо соответствующим образом сегментировать и рабочий процесс проверки чистоты списка. Однократная проверка всего объединенного списка упускает из виду сигналы по каждому поддомену, которые фактически указывают на наличие проблем.
6. Отслеживайте репутацию каждого поддомена отдельно.
Изоляция поддоменов обеспечивает защиту только в том случае, если вы отслеживаете каждый поддомен независимо. Мониторинг на уровне родительского домена усредняет сигналы. Например, чистые транзакционные электронные письма могут создать впечатление, что все в порядке, даже если ваш исходящий поддомен получает слишком много жалоб. К тому времени, когда проблема станет очевидной, репутация поддомена может быть уже подорвана.
Для каждого отправляющего поддомена настройте отдельный ресурс Google Postmaster Tools и профиль Microsoft SNDS. Ежемесячно отслеживайте следующие показатели на уровне поддомена, настроив оповещения о внезапных изменениях:
- Уровень спама: Порог срабатывания фильтрации в Gmail составляет 0.10%; устойчивый уровень выше 0.30% приводит к срабатыванию фильтрации.
- Показатели репутации доменов и IP-адресов: Доступно непосредственно в инструментах Google для почтовых менеджеров.
- Уровень жалоб: Любая восходящая тенденция требует анализа перед следующей отправкой.
7. Не фрагментируйте отправляемые сообщения слишком сильно.
Большее количество поддоменов не означает автоматически лучшую доставляемость. Каждому поддомену необходима собственная предварительная настройка, записи аутентификации, мониторинг репутации и рабочий процесс очистки списков рассылки. Чем больше поддоменов вы добавляете, тем больше работы вы создаете.
Большинству отправителей вполне достаточно структуры из 2–3 поддоменов. Добавление новых должно быть обусловлено конкретной потребностью, например, появлением нового типа электронной почты или достаточным объемом трафика, чтобы оправдать его разделение.
Поддомены с очень низким объемом рассылок редко получают выгоду от изоляции. Если поддомен отправляет менее 1,000 писем в месяц, этого может быть недостаточно для того, чтобы почтовые провайдеры сформировали четкую репутацию. В этом случае поддомен добавляет больше работы по настройке, чем защиты. Обычно лучше объединять письма с низким объемом рассылок, прежде чем создавать еще один поддомен.
Примеры поддоменов электронной почты по вариантам использования
Вот как обычно выглядят структуры поддоменов на практике. Используйте их в качестве ориентира для именования при настройке новых поддоменов или проверке существующих.
Маркетинговые кампании:
- marketing.yourbrand.com
- news.yourbrand.com
- updates.yourbrand.com
- promo.yourbrand.com
Транзакционные письма:
- info.yourbrand.com
- transactions.yourbrand.com
- notify.yourbrand.com
- hello.yourbrand.com
Холодные звонки и поиск потенциальных клиентов:
- reply.yourbrand.com
- team.yourbrand.com
- outreach.yourbrand.com
- Или полностью отдельный домен верхнего уровня для программ с самым высоким уровнем риска исходящих программ.
Ответы службы поддержки и обслуживания клиентов:
- support.yourbrand.com
- help.yourbrand.com
- care.yourbrand.com
Внутренние уведомления и оповещения о продуктах:
- alerts.yourbrand.com
- app.yourbrand.com
- system.yourbrand.com
Принцип именования, работающий во всех категориях: описательный, в нижнем регистре, соответствующий цели отправки. Получатель, увидевший hello.yourbrand.com в своем почтовом ящике, сразу понимает контекст. Получатель, увидевший smtp4.yourbrand.com, этого не понимает. Эта неопределенность представляет собой риск недоставляемости.
Распространенные ошибки при использовании поддоменов электронной почты, которых следует избегать.
Когда поддомены ухудшают доставляемость контента, причиной обычно является одна из следующих ошибок:
- Повторное использование аутентификации основного домена: Для каждого поддомена требуются собственные записи SPF, DKIM и DMARC. Одна из самых распространенных ошибок конфигурации – предположение, что аутентификация родительского домена распространяется и на поддомены, что может привести к тому, что ваши электронные письма не пройдут проверку на соответствие, даже если ваша инфраструктура отправки настроена правильно.
- Пропуск разминки: Поскольку у нового поддомена нет истории отправок, предварительная подготовка является обязательной. Высокий объем отправок в первый день практически гарантирует попадание в папку «Спам», независимо от того, насколько чист ваш список рассылки или насколько высока репутация вашего родительского домена.
- Забыли выравнивание DMARC: Одной публикации записи DMARC недостаточно. Домен отправителя в заголовках ваших писем должен совпадать с доменом, используемым в вашей подписи SPF или DKIM. Без совпадения принудительное применение DMARC не будет работать, и требования Gmail и Yahoo к массовым рассылкам не будут выполнены.
- Отсутствие контроля за чистотой списка сегментов: Одной лишь комбинированной проверки всей базы данных контактов недостаточно. Недействительные и устаревшие адреса наносят вред поддомену, с которого они отправляются, поэтому чистота списка должна соответствовать настройкам вашей системы рассылки.
- Непоследовательное или запутанное именование: Имена поддоменов, которые выглядят автоматизированными или не соответствуют назначению отправителя, снижают уровень доверия, который обеспечивает ваш адрес отправителя. Несогласованность имен в вашей инфраструктуре отправки также затрудняет мониторинг, поскольку вы не можете сразу определить, какой именно поддомен описывается в отчете.
Более эффективная отправка с использованием поддоменов.
Поддомены электронной почты — один из самых простых способов обеспечить доставку писем. Они разделяют потоки отправки, минимизируют ущерб в случае проблем с одним из потоков и помогают почтовым провайдерам оценивать каждый тип письма отдельно.
Но поддомен полезен только в том случае, если он правильно настроен. Каждому из них необходима собственная аутентификация, предварительная настройка, очистка списка рассылки и мониторинг репутации. Без этих шагов это просто еще один адрес для отправки. С ними же он становится реальным уровнем защиты для вашей почтовой программы.
Прежде чем запускать рассылку с нового поддомена, проверьте список адресов, с которого вы планируете отправлять сообщения. Загрузите его в DeBounce, удалите адреса, помеченные как недействительные, одноразовые или привязанные к роли, и начните запуск с контактов, с которых действительно возможна рассылка. Этот шаг займет несколько минут, но он защитит репутацию, на создание которой вы потратите недели.
