Пошаговое руководство: настройка электронной почты на пользовательских доменах с помощью G Suite и Office 365

Наличие собственного домена для вашей деловой электронной почты повышает уровень профессионализма и доверия, с которым не сравнятся стандартные адреса электронной почты, такие как gmail.com или outlook.com. Собственный домен помогает подчеркнуть индивидуальность вашего бренда и позволяет клиентам и коллегам легко запомнить ваш адрес электронной почты. Если вы готовы перейти с бесплатных частных почтовых сервисов на платный хостинг для корпоративной электронной почты, настройка почты с собственным доменом в G Suite или Office 365 — это простой процесс. В этом пошаговом руководстве мы рассмотрим, как подтвердить право собственности на ваше доменное имя, добавить пользователей электронной почты в вашу учетную запись Google или Microsoft и убедиться, что все необходимые записи DNS настроены для доставки писем на ваши собственные доменные адреса и с них.

Препараты

Если вы, как компания, готовы получить индивидуальный адрес электронной почты, вам необходимо знать, как правильно его выбрать. Это гарантирует, что вы получите услугу, подходящую именно вашему бизнесу.

Зарегистрируйте свой домен

При выборе домена в первую очередь обращайте внимание на его доступность, а также на провайдера или регистратора домена.

Проверить доступность можно на любой платформе, но регистрировать ее следует в надежной и безопасной компании, которая предлагает лучшие цены.

Помните, что не все компании могут регистрировать все типы доменных расширений, и в этом случае ваши возможности весьма ограничены. Распространённые домены, такие как .com и .net, можно зарегистрировать практически у любого регистратора.

Процесс довольно прост:

• Обратитесь к любому регистратору доменов, например Godaddy, Namecheap и т. д.
• Найдите свое доменное имя
• Если нужное вам имя занято, вы всегда можете выделиться, добавив дополнительные символы. Это могут быть тире или даже изменения в доменных расширениях — вместо .com можно использовать .co или .org, среди прочих.

Полезный совет по созданию пользовательских доменных адресов электронной почты:

Сегодня мошенникам очень легко копировать электронные письма и вносить в них небольшие изменения, чтобы имитировать чужие организации. Поэтому наличие узнаваемого формата электронного письма защищает репутацию и целостность вашего бизнеса, а также обеспечивает безопасность ваших клиентов.

Например, вы можете настроить свои электронные письма на [электронная почта защищена]. Этот формат предполагает использование имени и фамилии в качестве идентификатора электронной почты, а затем названия компании в качестве домена. Более того, весь адрес электронной почты написан строчными буквами. Таким образом, электронное письмо вида [электронная почта защищена] может быть легко помечен как несоответствующий формат.

Настройте пользовательский домен с помощью G Suite

G Suite, или Google Workspace, предлагает полный набор сервисов для создания собственных доменов электронной почты. Ведь этот инструмент для совместной работы и управления бизнесом создан специально для компаний, которым требуется удалённая совместная работа в облаке.

При настройке электронной почты вашей компании вы можете даже включить профессиональный дизайн логотипа в подпись электронной почты, чтобы придать ей изысканный и фирменный вид.

Помимо предоставления настраиваемых профессиональных доменов электронной почты, вы также получаете доступ к цифровым инструментам. К ним относятся достаточное дисковое пространство, общий доступ к календарю и даже возможности проведения видеоконференций. Вы также получаете доступ к таким приложениям, как Google Docs, Sheets и Slides. Кроме того, G Suite предлагает услуги хостинга веб-сайтов. Вот как настроить настраиваемые домены электронной почты с помощью G Suite:

Шаг 1: Создание учетной записи G Suite

Чтобы настроить пользовательские домены электронной почты Google Workspace, необходимо сначала создать учётную запись Google Workspace. После входа в новую учётную запись G Suite вы сможете воспользоваться мастером настройки электронной почты, чтобы добавить дополнительные учётные записи для своей команды. В ходе настройки необходимо подтвердить наличие у вас доменного имени.

В разделе основных настроек нажмите «Да, у меня есть один, который я могу использовать», если у вас уже есть доменное имя. После этого вы сможете поделиться данными о домене. Чтобы завершить настройку, добавьте дополнительный или резервный адрес электронной почты, а также создайте имя пользователя и пароль. Подтвердите создание учётной записи, нажав «Согласен и создам учётную запись» и перейдя к настройке. После создания учётной записи вы можете начать добавлять адреса электронной почты участников вашей команды.

Шаг 2: Добавление вашего собственного домена

На этом этапе необходимо добавить доменное имя, которое вы хотите использовать для своей электронной почты. Просто введите доменное имя и перейдите к следующему этапу — процессу верификации.

Шаг 3: Процесс проверки домена

Выбрав вариант подтверждения домена, вы легко найдете инструкции по его подтверждению. Получите доменное имя в панели управления учётной записью вашего провайдера и добавьте TXT-запись в учётную запись регистратора доменов или хостинг-провайдера. После подтверждения процесса и подтверждения доменного имени вы можете перейти к этапу добавления MX-записей.

Шаг 4: Настройка записей MX

Записи MX, или записи почтового обмена, — это записи DNS, которые перенаправляют электронные письма на определённые почтовые серверы, указывая на IP-адреса доменов почтовых серверов. Записи MX необходимы для различения веб-серверов и почтовых серверов, если вы размещаете или арендуете свою электронную почту.

Чтобы добавить записи MX в G Suite, перейдите в раздел DNS на сайте регистратора домена и найдите раздел создания и редактирования записей MX. Замените всю информацию в записях MX данными из мастера настройки Google Workspace.

Затем вернитесь в интерфейс настройки Google Workspace и нажмите «Подтвердить домен и настроить электронную почту». После подтверждения вы получите электронное письмо с подтверждением того, что настройка электронной почты завершена и она готова к использованию.

Шаг 5: Добавление учетных записей пользователей и создание адресов электронной почты

После этого вы можете вернуться на панель управления своей учетной записью Google Workspace и начать добавлять учетные записи электронной почты.

Шаг 6: Добавление записи SPF и DKIM

Настройка записей SPF и DKIM важна, чтобы избежать попадания писем в папку «Спам» в почтовом ящике получателя. Проще говоря, они подтверждают получателю, что письмо отправлено с вашего сервера.

Настройка SPF довольно проста:

Добавьте новую txt-запись в настройки DNS вашего домена:

Хост: @ Значение: v=spf1 include:_spf.google.com ~all TTL: Значение по умолчанию

Нажмите сохранить.

Для настройки DKIM необходимо выполнить следующие шаги:

Перейдите в Приложения > Gmail > Аутентификация электронной почты.

• Нажмите «Создать запись».
• Создайте новую txt-запись в диспетчере доменных DNS и введите предоставленное имя хоста и значение записи.
• Вернитесь в рабочее пространство Google и нажмите «Подтвердить».

Помните, что проверка DKIM может занять от 24 до 48 часов.

Теперь вы можете отправлять и получать электронные письма через домен вашей профессии.

Настройка пользовательского домена с помощью Office 365

Office 365 предлагает великолепные инструменты для рабочего стола и почты, включая хостинг электронной почты и бесплатный домен сроком до года. Это означает, что доменное имя будет принадлежать только вам и может быть использовано для создания собственных писем по любой лицензии. Вы также получите ряд других ресурсов, включая защиту от вредоносных программ, ограничение пересылки писем и отзывчивую поддержку клиентов. Кроме того, вы получите доступ к инструментам Microsoft, таким как Excel, PowerPoint и другим. Вот как создать электронную почту с собственным доменом в Office 365:

Шаг 1: Создание учетной записи Office 365

Перейдите на сайт Microsoft 365 и создайте учётную запись. Если у вас ещё нет доменного имени, зарегистрируйте и приобретите его у выбранного вами провайдера.

Шаг 2: Добавление вашего собственного домена

Войдите в свою учётную запись Office 365 и следуйте инструкциям мастера настройки. Затем перейдите в раздел «Добавить домен» и нажмите «Да, добавить этот домен сейчас». Введите доменное имя и подтвердите, нажав «Использовать этот домен». После этого вы будете перенаправлены в раздел проверки домена.

Шаг 3: Процесс проверки домена

Если у вас есть работающий веб-сайт, выберите нижнюю опцию, позволяющую добавить текстовый файл на сайт домена. В противном случае выберите «Добавить TXT-запись в записи DNS домена» и скопируйте TXT-записи. Затем перейдите к регистратору домена или службе веб-хостинга, войдя в учётную запись провайдера и найдя настройки управления системой доменных имён (DNS) на панели управления.

Затем перейдите в раздел, где можно добавлять или редактировать пользовательские записи DNS. Здесь вы найдете записи TXT. В разделе TXT добавьте ранее скопированные значения, чтобы завершить процесс проверки.

После этого вернитесь к мастеру настройки Office 365 и нажмите кнопку «Подтвердить». После завершения проверки вы сможете начать добавлять другие адреса электронной почты для своей команды. Вы также можете продолжить процесс настройки и добавить учётные записи пользователей и адреса электронной почты в конце.

Шаг 4: Обновление записей DNS

Этот шаг связывает ваш домен с серверами Microsoft и настраивает онлайн-сервисы. Проще говоря, это позволяет вашим персонализированным письмам легко работать с вашим доменным именем. Обновление записей MX гарантирует доставку писем на серверы Microsoft, то есть в почтовый ящик вашего персонализированного домена.

Откройте панель управления вашего регистратора или провайдера веб-хостинга и найдите раздел создания или редактирования записей MX (обычно он находится в разделе «Почта»). Следуйте инструкциям Office 365 по обновлению записей DNS, соответствующим вашему провайдеру, чтобы заполнить поля. Удалите существующие записи MX и сохраните изменения.

Перейдите в раздел «Домены», нажмите «Добавить пользовательскую запись DNS», выберите CNAME и добавьте значения, следуя инструкциям Office 365. Повторите те же действия для записей SRV.

Наконец, найдите опцию редактирования серверов имён в разделе «Домены» на панели управления вашего регистратора или хостинг-провайдера. Обновите как минимум две записи (их можно найти в мастере настройки Office 365 в разделе «Подключение домена»), используя данные, предоставленные Office 365. Этот процесс может занять до 30 минут. После этого нажмите кнопку «Продолжить» в мастере настройки Office 365, чтобы завершить настройку.

Примечание: Office 365 автоматически обновляет записи DNS, если вы используете определённых поставщиков доменов. К ним относятся WordPress.com, GoDaddy, Plesk, Media Temple, Cloudflare, EuroDNS и 1&1 IONOS. Нажмите «Настроить мои онлайн-сервисы для меня», чтобы заполнить соответствующие поля, и нажмите «Продолжить автоматически». Выберите сервисы, которые вы хотите использовать или интегрировать в Office 365, нажмите «Продолжить», нажмите «Импортировать записи DNS» или сделайте это вручную, нажав «Добавить записи» (записи DNS находятся на панели управления регистратора доменов в разделе настроек «Домены»).

Шаг 5: Добавление учетных записей пользователей и создание адресов электронной почты

После завершения обновления записей DNS вы можете вернуться на панель управления Office 365 и начать добавлять учетные записи пользователей и адреса электронной почты.

Миграция существующих данных электронной почты

Большинство поставщиков доменов предоставляют возможности резервного копирования и переноса данных. Поэтому, если у вас уже были профессиональные персонализированные адреса электронной почты и вы хотите сменить провайдера, вам не нужно начинать всё заново. Вы можете создать резервную копию или перенести данные и продолжить работу с того места, где остановились.

Резервное копирование существующих писем (если применимо)

Создав собственные адреса электронной почты в Google Workspace, вы сможете создавать резервные копии существующих писем. Функция архивации электронной почты в Google Workspace позволяет сохранять данные для судебных разбирательств и обеспечения соблюдения нормативных требований.

Однако доступность этой функции сильно зависит от выбранного вами тарифа. Вы также можете воспользоваться инструментами резервного копирования Google Workspace с полностью автоматизированными функциями резервного копирования и восстановления для Gmail, Google Диска, Контактов и других используемых вами приложений G Suite.

Office 365 предлагает определённый уровень резервного копирования электронной почты, но, по сути, это не 100% резервное копирование. Вместо этого он использует концепцию совместной ответственности, обеспечивая физическую и сетевую безопасность центра обработки данных.

Это означает, что вам придётся самостоятельно настраивать политики хранения данных через Центр безопасности. Однако, как и G Suite, Office 365 также предлагает автоматическое восстановление почтовых ящиков в течение 30 дней и восстановление отдельных писем в течение 14 дней.

Перенос электронной почты в G Suite или Office 365

G Suite или Google Workspace, среди лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга Параметры позволяют переносить существующие письма в новые учётные записи G Suite. Преимущество G Suite — это функция переноса и импорта писем, которая работает с большинством почтовых систем, включая Microsoft.

Хотя резервное копирование электронной почты в Office 365 немного сложновато, функция миграции довольно проста, как и в Google Workspace. Office 365 позволяет импортировать данные из предыдущих почтовых систем после создания новой учётной записи. Аналогичным образом, при желании, вы можете экспортировать электронную почту из своей учётной записи Office 365.

Тестирование доставки электронной почты

G Suite и Office 365 предлагают надежные функции тестирования доставки электронной почты для устранения неполадок в ваших почтовых сервисах и обеспечения работоспособности вашей системы после создания учетных записей. Google Workspace позволяет устранять неполадки с доставкой электронной почты с помощью инструмента поиска в журнале электронной почты (ELS).

Этот инструмент предлагает ряд параметров тестирования. В их число входит тестирование доставки сообщений от пользователя G Suite пользователю G Suite, почтовому провайдеру, отличному от Gmail, и от почтового провайдера, отличного от Google, пользователю G Suite.

В Центре администрирования Office 365 есть инструмент диагностики неполадок с доставкой электронной почты. Всё, что вам нужно сделать, — это ввести адреса электронной почты отправителя и получателя, а также другую необходимую информацию, а затем выбрать нужные тесты.

Настройка почтовых клиентов и приложений

Настройка почтовых клиентов и приложений поможет вам заранее настроить работу вашего почтового клиента. Например, вы можете выбрать, какой адрес отображать: «От кого» или «Обратный адрес». Аналогичным образом, вы можете настроить почтовые ящики на ваш собственный доменный адрес электронной почты, чтобы письма доставлялись на другой адрес электронной почты, например, в Outlook.

Настройка почтовых клиентов

Вы можете использовать G Suite или Office 365 для настройки сторонних почтовых клиентов. Например, используя учётную запись G Suite, вы можете отправлять и получать письма из других почтовых клиентов, таких как Outlook или Thunderbird. Для этого необходимо настроить учётную запись администратора G Suite.

Хотя большинство сторонних почтовых сервисов отлично работают с G Suite, для защиты вашего аккаунта G Suite лучше всего использовать провайдеров с поддержкой OAuth. Среди популярных почтовых клиентов с поддержкой OAuth — Samsung Mail, Apple Mail, Microsoft Outlook и Apple Mail.

Office 365 также позволяет настраивать почтовые клиенты. С помощью Office 365 вы можете настроить параметры POP (позволяет синхронизировать электронную почту с большинством сторонних почтовых клиентов), IMAP и SMTP. Настройки IMAP позволяют вам входить в систему через несколько почтовых клиентов на вашем компьютере или мобильном устройстве и читать одни и те же сообщения. Аналогичным образом, все ваши действия синхронизируются между этими почтовыми клиентами.

Конфигурация мобильного устройства

G Suite и Office 365 поддерживают настройку почтового клиента для мобильных устройств. Это означает, что вы можете продолжать общаться по электронной почте с мобильного устройства, где бы вы ни находились.

Доступ к веб-почте

Как уже упоминалось выше, конфигурации почтовых клиентов G Suite и Office 365 синхронизируют вашу электронную почту на всех устройствах, на которых выполнен вход в систему. Таким образом, независимо от того, открываете ли вы почту на ПК, ноутбуке или мобильном устройстве, вы получаете доступ к одной и той же информации. Более того, любые вносимые вами изменения отражаются во всех учётных записях.

Безопасность и защита данных

Безопасность и защита данных критически важны для управления электронной почтой. Хорошая новость заключается в том, что G Suite и Office 365 предлагают довольно надежную защиту данных.

Включение двухфакторной аутентификации

G Suite и Office 365 позволяют настроить двухфакторную аутентификацию через консоль администратора. Добавление двухфакторной аутентификации обеспечивает дополнительный уровень безопасности вашей деловой переписки. Это, в свою очередь, защищает имена пользователей и пароли от хакеров и других киберпреступников.

Настройка политик паролей

G Suite позволяет определять и устанавливать требования к паролям для всех пользователей электронной почты. В частности, вы можете установить минимальную и максимальную длину пароля в разделе «Надёжность пароля» в разделе «Безопасность» консоли администратора. G Suite также позволяет администратору анализировать надёжность пароля каждого пользователя, чтобы гарантировать постоянную безопасность всей системы.

В G Suite также есть система управления мобильными устройствами, с помощью которой администратор может отслеживать и применять политики паролей Google для пользователей Android, которые хотят получать доступ к официальной электронной почте из разных мест. В Office 365, с другой стороны, более строгие правила использования паролей, и администраторы не могут свободно устанавливать какие-либо правила.

Вместо этого администраторам даны рекомендации по обеспечению безопасности всей системы связи. Некоторые рекомендации Office 365 для администраторов включают в себя минимальную длину пароля в 8 символов, запрет на использование распространённых паролей и обязательное использование многофакторной аутентификации.

Сотрудничество и дополнительные функции

Помимо предоставления электронной почты настраиваемого домена, G Suite и Office 365 предлагают полный набор инструментов, которые ваша команда может использовать и использовать для совместной работы.

Интеграция с календарем

G Suite и Office 365 предоставляют широкие возможности синхронизации и интеграции календарей. Поскольку эти две платформы позволяют получать доступ к электронной почте с любого устройства, на котором вы входите в систему, все ваши письма и данные также будут синхронизированы. Это означает, что вы сможете получить доступ ко всем данным интегрированного календаря как с ПК, так и с мобильного устройства.

Обмен файлами и их хранение

В зависимости от вашего тарифного плана, G Suite и Office 365 предлагают функции обмена файлами и облачного хранилища. Это означает, что каждый член вашей команды получит достаточно места для хранения файлов из своей электронной почты и возможность совместного использования файлов другими членами команды. Пользователи G Suite могут в полной мере воспользоваться доступом к Google Диску, а пользователи Office 365 — One Drive.

Инструменты совместной работы

При создании индивидуальных писем через G Suite или Office 365 совместная работа не ограничивается только обменом файлами и их хранением. Как упоминалось ранее, эти платформы предоставляют вам полный доступ к своим инструментам и нескольким сторонним приложениям.

Например, пользователи Office 365 получат доступ к Microsoft Teams как к инструменту управления и совместной работы, а пользователи G Suite смогут использовать Google Workspace. Кроме того, пользователи смогут использовать такие инструменты, как Microsoft Excel или Word, а также Google Docs или Google Sheets, и другие.

Устранение распространенных проблем

G Suite и Office 365 предлагают достаточно надёжные инструменты для устранения неполадок. Как уже упоминалось, эти платформы предоставляют очень эффективные функции устранения неполадок с доставкой электронной почты. Помимо устранения неполадок с доставкой электронной почты, вы также можете диагностировать проблемы с конфигурацией DNS и доступом пользователей.

Это, в свою очередь, обеспечивает полную производительность в любое время. Проверки ошибок конфигурации DNS позволяют выявлять и устранять неполадки, связанные с ошибками доставки почты и даже попаданием в спам.

Регулярное обслуживание и обновления

G Suite и Office 365, пожалуй, одни из лучших провайдеров доменов электронной почты с точки зрения регулярного обслуживания и обновлений. Каждая платформа предлагает регулярные обновления для всех платных пользовательских адресов электронной почты.

Тем не менее, администраторам также рекомендуется проводить периодические аудиты безопасности и анализировать, когда следует увеличивать или уменьшать масштаб. Подробные инструкции по регулярному обслуживанию и обновлениям G Suite и Office 365 можно найти при выборе поставщиков доменов.

Лучшие практики и советы

G Suite и Office 365 предлагают комплексный набор инструментов для оптимизированной настройки электронной почты для компаний и команд. Более того, эти платформы оснащены мощными средствами безопасности и защиты данных. Тем не менее, всегда полезно предоставить своей команде дополнительные ресурсы для полноценного использования этих сервисов.

Чтобы использовать потенциал email-маркетинга по максимуму, интегрируйте свою электронную почту на собственном домене с подходящим программным обеспечением для email-маркетинга. Узнайте, как оптимизировать email-кампании и эффективно охватить свою аудиторию.

Обучение и поддержка пользователей

В большинстве команд администратор всегда отвечает за настройку электронной почты и решение других сложных технических вопросов. Тем не менее, обучение пользователей важно для обеспечения безопасного и эффективного использования.

Обучение крайне важно, будь то обеспечение полного использования инструментов каждой платформы вашей командой или просто обеспечение безопасности корпоративных данных. G Suite и Office 365 также предлагают активную поддержку клиентов на случай, если вам потребуется внешняя помощь.

Мониторинг использования электронной почты

Администраторам следует постоянно отслеживать использование электронной почты, чтобы гарантировать безопасность и защиту данных. Как уже упоминалось, G Suite и Office 365 предлагают актуальные функции, позволяющие пользователям синхронизировать электронную почту на всех устройствах.

Это означает, что они могут пользоваться электронной почтой на личных мобильных устройствах где угодно. Администраторам необходимо усилить меры безопасности и рекомендации. Более того, обе платформы разработали подробные рекомендации для администраторов по мониторингу использования электронной почты.

Заключение

Решение создать электронную почту на собственном домене — отличный способ преобразовать свой бизнес. Простая инвестиция в профессиональные персонализированные электронные письма для вашего бизнеса достаточна для повышения доверия и узнаваемости вашего бренда. Профессиональные и брендированные коммуникации также доказали свою эффективность в удержании клиентов.

Если вы планируете настроить собственную электронную почту для своей команды, уделите время выбору подходящего провайдера домена. Хороший провайдер домена не только предлагает простой процесс настройки учётной записи, но и предоставляет дополнительные функции для более удобного внутреннего и внешнего общения. Кроме того, выберите сервис домена, который без проблем работает с вашим хостингом или регистратором, или же выберите тот, который предлагает услуги хостинга.

Если вы не знаете, какое доменное имя использовать для настройки электронной почты, Office 365 и G Suite — отличные кандидаты. Office 365 лучше, если вам нужны инструменты Microsoft и функциональность настольного почтового клиента. С другой стороны, G Suite обеспечивает большую универсальность и отлично подходит для удалённой командной работы и пользователей, которые общаются в дороге!