Как отфильтровать электронные письма в Gmail (пошаговая инструкция)

Рассылки, квитанции и рабочие переписки попадают в один и тот же почтовый ящик, и чтобы найти что-то важное, приходится пролистывать все остальное. Как узнать, как фильтровать электронные письма в Gmail, можно за несколько минут, создав правила, которые будут помечать, архивировать или пересылать почту от вашего имени. Помощь по GmailКогда правило установлено, оно продолжает работать в фоновом режиме, поэтому вам не нужно повторять одну и ту же ручную очистку каждый день.

Фильтры создаются на веб-сайте Gmail для настольных компьютеров, но после настройки они применяются на всех устройствах, где вы проверяете этот почтовый ящик.

Как фильтровать электронные письма в Gmail

Создать фильтр можно двумя способами: через строку поиска или через меню настроек Gmail. Оба способа работают в браузере на настольной версии сайта и приводят к одному и тому же набору действий после установки критериев. Выбор способа обычно зависит от того, есть ли у вас уже готовый образец письма или вы планируете создать несколько правил одновременно.

Создайте фильтр из строки поиска.

mail.google.com

1. Откройте Gmail в браузере и нажмите на кнопку. Показать параметры поиска значок (ползунки) справа от строки поиска.
2. Введите свои критерии, например, отправителя в С поле или слово в Имеет слова.
3. Нажмите Создать фильтр в нижней части панели.
4. Выберите нужные действия, затем нажмите Создать фильтр снова, чтобы сэкономить.

Этот способ быстрее, если вы просматриваете электронное письмо, на основе которого хотите создать правило. Gmail автоматически заполняет информацию об отправителе и другие данные, поэтому вам не придётся вводить всё вручную.

Создайте фильтр в настройках Gmail.

mail.google.com/settings

1. Нажмите на значок шестеренки, затем Посмотреть все настройки.
2. Откройте приложение Фильтры и заблокированные адреса меню.
3. Нажмите Создать новый фильтрВведите свои критерии и нажмите Создать фильтр.
4. Выберите действия, которые необходимо применить, затем нажмите Создать фильтр чтобы сохранить изменения.

Если вы создаете сразу несколько фильтров, лучше начать с раздела «Настройки», поскольку там вы можете увидеть существующие правила и избежать создания дубликатов или конфликтующих правил.

Выберите, что делает фильтр.

После установки критериев Gmail предложит вам список действий, которые можно отметить галочками: Пропустить входящие (Архивировать), Пометить как прочитанное, Пометить звездочкой, Применить метку, Переслать, Удалить, Никогда не отправлять в спам, Всегда помечать как важное и Классифицировать. Вы можете объединить несколько из этих действий в одном фильтре.

Некоторые действия особенно полезны в конкретных случаях. Никогда не отправляйте это в спам. Хорошо подходит для доверенных отправителей, которых Gmail может неправильно интерпретировать, например, для клиентов, чей домен иногда вызывает срабатывание проверки на спам. Всегда отмечайте это как важное Это полезно для небольшого списка людей, чьи письма вы ни за что не пропустите, поскольку влияет на сортировку сообщений в приоритетном почтовом ящике Gmail. Классифицировать это При использовании этого интерфейса сообщения отправляются во вкладки Gmail, такие как «Реклама» или «Обновления».

Наиболее распространенная конфигурация: Пропустить входящие в паре с Применить ярлык, которая перемещает новостные рассылки или регулярные обновления из основного почтового ящика, сохраняя при этом их упорядоченность. Также рассмотрите возможность выбора Также примените фильтр к совпадающим беседамЭто правило применяется к существующим электронным письмам, а не только к сообщениям, которые приходят после сохранения фильтра.

Фильтрация писем Gmail по отправителю, теме и ключевым словам.

Поля критериев определяют, какие сообщения будет отфильтровано вашим фильтром. Стоит тщательно их настраивать, поскольку фильтр с нечеткими критериями может сортировать, архивировать или скрывать электронные письма, которые вы хотели бы увидеть.

Фильтрация по отправителю, домену или нескольким адресам.

Использовать С Чтобы выбрать одного отправителя, укажите доменное имя. Чтобы получить все письма от компании, введите домен, например, @company.com. Это полезно, когда поставщик отправляет письма с нескольких разных адресов в одном домене, например, billing@ и support@. Чтобы сопоставить несколько отправителей одновременно, разделите адреса символом @. OR заглавными буквами или укажите несколько записей непосредственно в поле «От».

Фильтрация по теме или ключевым словам

Используйте Тема для слов, которые встречаются в строке темы, Имеет слова для всего содержимого тела сообщения, и Не имеет Чтобы исключить определенные термины. Если вы хотите, чтобы Gmail точно распознал фразу, заключите ее в кавычки.

Вы также можете комбинировать поисковые запросы с операторами поиска Gmail, чтобы сделать фильтры более целенаправленными. Например, вы можете отфильтровывать электронные письма со словом «счет» в теме, исключая при этом сообщения, содержащие слово «черновик». Руководство по операторам поиска в справке Gmail объясняет доступные варианты.

Фильтрация непрочитанных писем и другие распространенные настройки фильтров.

Введите is:unread в строку поиска, чтобы просмотреть только непрочитанные письма. Это поиск в реальном времени, а не сохраненный фильтр, поэтому он не будет запускаться автоматически в фоновом режиме, но это быстрый способ отсортировать непрочитанные сообщения, прежде чем решить, какие правила вам действительно нужны.

Несколько начальных фильтров для настройки:

• Передавайте все чеки в [указать адрес электронной почты или адрес электронной почты или номер телефона] денежные поступления Благодаря автоматической маркировке их легко найти во время подачи налоговой декларации или при составлении отчетов о расходах.
• Отметьте звездочкой любой пост вашего руководителя, чтобы он выделялся и не требовал отдельной подписи.
• Архивируйте новостные рассылки сразу после их получения, чтобы они не попадали в папку «Входящие», но при этом вы могли просматривать этикетки в любое удобное для вас время.
• Пересылайте электронные письма по конкретным проектам на общий командный адрес, чтобы важные обновления не зависели от передачи одним человеком.

Как управлять, редактировать и удалять фильтры Gmail

Все созданные вами фильтры хранятся в одном месте: Настройки, то Фильтры и заблокированные адресаПересматривайте этот список каждые несколько месяцев, поскольку правило, которое поначалу казалось логичным, может начать перехватывать электронные письма, которые вы предпочли бы получать напрямую, особенно если ваша должность или круг постоянных контактов изменились.

Изменить или удалить существующий фильтр

1. Перейдите на Настройки, то Посмотреть все настройки, то Фильтры и заблокированные адреса.
2. Найдите фильтр в списке и нажмите на него. Редактировать изменить свои критерии или действия, или Удалить , чтобы удалить его.
3. Если вы редактируете правило, отрегулируйте его, затем нажмите кнопку. Продолжить, то Обновить фильтр.

Фильтры экспорта и импорта

Выберите фильтры, которые хотите сохранить, и нажмите Экспортировать чтобы сохранить их в виде XML-файла. Затем используйте Импорт фильтров Чтобы загрузить этот файл в другой аккаунт Gmail. Это особенно важно, если вы управляете несколькими почтовыми ящиками со схожими шаблонами, например, личным и рабочим аккаунтом, или если вы агентство, настраивающее несколько клиентских аккаунтов с одинаковыми базовыми правилами. Экспорт один раз и импорт везде избавляют от необходимости каждый раз вручную перестраивать одну и ту же логику.

Использование фильтров в мобильном приложении Gmail

Мобильное приложение Gmail имеет существенное ограничение: оно не позволяет создавать или редактировать фильтры на Android или iOS. Внутри приложения нет обходного пути, поэтому, если вы искали опцию фильтров в меню настроек вашего телефона, вы её там не нашли.

У вас по-прежнему есть два варианта. Вы можете создать фильтры на компьютере или открыть Gmail в мобильном браузере, например Chrome или Safari, и запросить версию для компьютера. Это даст вам доступ к тому же меню настроек, что и на компьютере. После создания фильтр будет применяться на всех устройствах, поскольку он работает на серверах Google, а не на вашем телефоне.

В приложении можно выполнять поиск с использованием операторов, архивировать или удалять сообщения, проводя пальцем по экрану, а также вручную присваивать метки отдельным сообщениям. Эти действия полезны для быстрой очистки, но они не заменяют сохраненный фильтр, который автоматически выполняет ту же задачу.

Почтовый ящик, который сортирует себя сам

Несколько хорошо продуманных фильтров могут значительно уменьшить количество сообщений в Gmail. Настройте их один раз на веб-сайте для настольных компьютеров, и они будут автоматически помечать, архивировать и перенаправлять сообщения на всех используемых вами устройствах.

Начните с самых больших источников беспорядка. Выберите двух-трех отправителей, которых вы постоянно перемещаете вручную, создайте для них фильтры и отталкивайтесь от этого. Цель состоит не в том, чтобы идеально организовать каждое сообщение, а в том, чтобы избавиться от повторяющейся очистки, которая затрудняет использование вашего почтового ящика.

Если ваши проблемы с почтовым ящиком выходят за рамки одной учетной записи Gmail, взгляните шире на то, как вы решаете свои проблемы. управление объемом электронной почтыприоритеты и ежедневные привычки по уборке. Вы также можете найти более практичные советы по работе с электронной почтой в наших постах.