Что такое проверка электронной почты и каково ее значение?

Вы собрали список контактов для своей электронной рассылки. Возможно, вы запускаете новостную рассылку или отправляете холодные письма потенциальным клиентам, чтобы привлечь новых. А теперь представьте, что вы отправляете всем своим подписчикам электронные письма, а потом обнаруживаете, что большинство адресов вообще не существуют. Что пошло не так?

Вероятно, вы пропустили один важный шаг: подтверждение адреса электронной почты.

Этот процесс сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе, помогая определить, активен ли адрес электронной почты и может ли он получать сообщения. Здесь мы рассмотрим все аспекты проверки адреса электронной почты, включая то, что это такое, почему это важно, как это работает и многое другое.

Что такое проверка электронной почты?

Проверка адреса электронной почты — это процесс, который проверяет адрес электронной почты, чтобы убедиться, что он существует, активен и может получать сообщения.

В ходе этого процесса вы проверяете синтаксическую правильность адреса электронной почты, его принадлежность к допустимому домену и подключение к активному почтовому ящику. Подтверждение адреса электронной почты — важный аспект email-маркетинга, процесса адаптации пользователей, предотвращения мошенничества и соблюдения нормативных требований.

Помимо обеспечения успешной доставки сообщений получателям, это защищает репутацию отправителя и гарантирует выделение необходимых ресурсов для email-кампаний. Использование профессионального домена электронной почты критически важно для эффективной коммуникации и укрепления доверия. С проверенным профессиональным адресом электронной почты вы можете быть уверены, что ваши письма попадут во входящие, и поставщики услуг электронной почты (ESP) не будут помечать их как спам. Это защищает репутацию вашего бренда и повышает показатели доставляемости.

Используя проверенный профессиональный домен электронной почты, вы демонстрируете свою надежность, что способствует укреплению отношений с клиентами.

Как работает проверка электронной почты

Процесс проверки адреса электронной почты объединяет автоматизированные проверки, запросы домена и связь с сервером для подтверждения подлинности адреса электронной почты.

Изображение с сайта

Давайте подробно рассмотрим, как работает каждый шаг:

• Проверка синтаксиса: на первом этапе формат адреса электронной почты проверяется на соответствие стандартным правилам. Например, адрес должен включать локальную часть (например, имя пользователя), символ @ и домен (например, example.com). Проверка синтаксиса важна, поскольку она выявляет такие ошибки, как пропущенные символы, недопустимые символы или несколько точек подряд.
• Проверка домена: После завершения проверки синтаксиса инструмент проверки электронной почты проверяет доменную часть адреса электронной почты. Это означает поиск адреса в системе доменных имен (DNS), чтобы убедиться, что он существует и может получать электронные письма. Если у домена нет нужного почтового обмена (MX), он недействителен.
• Проверка почтового сервера: Затем инструмент проверки подключается к почтовому серверу домена по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Он имитирует отправку электронного письма (без фактической доставки), чтобы проверить, подключен ли адрес электронной почты к активному почтовому ящику.
• Обнаружение доменов для всеобщего доступа: некоторые домены принимают все входящие письма, независимо от их подлинности. Это домены для всеобщего доступа. Расширенные инструменты проверки могут обнаружить и пометить такие домены, поскольку они затрудняют точную проверку.
• Распознавание спам-ловушек: спам-ловушки — это специальные адреса электронной почты, созданные для выявления недобросовестных действий, таких как покупка списков рассылки. Инструменты проверки помогают выявлять известные спам-ловушки и защищать репутацию отправителя.
• Проверка на наличие чёрного списка: система сравнивает адрес электронной почты с глобальными чёрными списками. Если обнаруживается связь со спамом или мошеннической деятельностью, система отмечает его.
• Итоговая оценка: после завершения всех проверок инструмент присваивает адресу электронной почты статус: действительный, недействительный или опасный. Действительность означает, что отправка безопасна. Недействительность означает, что адрес следует удалить из списка адресов электронной почты. Рискованность означает, что письма могут содержать домены для сбора всех сообщений, временные адреса или спам-ловушки. Вы можете использовать эти статусы, чтобы решить, следует ли сохранить, удалить или изучить определённые адреса более подробно.

Если вы управляете данными лидов и клиентов в Microsoft Dynamics 365, функция проверки адресов электронной почты поможет автоматизировать этот процесс, выявляя недействительные адреса на ранних этапах. Это предотвращает попадание ошибок в вашу CRM-систему и повышает эффективность взаимодействия с клиентами. Если вы рассматриваете CRM-систему с такими возможностями, изучите Цены Dynamics 365 может помочь вам решить, соответствует ли это вашим потребностям.

Почему подтверждение электронной почты важно в маркетинге

Подтверждение адреса электронной почты поможет вашему бизнесу поддерживать здоровый список адресов электронной почты, повышать вовлеченность и гарантировать, что ваши сообщения дойдут до нужной аудитории.

Вот лишь несколько преимуществ проверки адресов электронной почты перед отправкой сообщений:

• Улучшает доставляемость писем: показатель доставляемости писем — это процент писем, которые действительно доходят до получателя. Недействительные или неактивные адреса электронной почты могут привести к возврату писем. Это срабатывает на спам-фильтры и вредит репутации отправителя. Когда ваша репутация падает, поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail, Outlook и Yahoo, с большей вероятностью помечают ваши письма как спам, даже для зарегистрированных получателей. Проверка адресов электронной почты перед отправкой гарантирует, что ваши письма будут доставлены без проблем.
• Снижает маркетинговые и операционные расходы: многие поставщики услуг электронной почты взимают плату в зависимости от количества отправленных писем. И каждое письмо, которое не доходит до получателя, тратит ресурсы, независимо от того, платите ли вы за хранилище для отправки или сегментация клиентовПредположим, ваша компания управляет базами данных с десятками тысяч адресов. В этом случае расходы, связанные с недействительными адресами электронной почты, могут быстро возрасти. Подтверждение адреса электронной почты поможет вам устранить эти потери, очистив список и гарантируя, что вы тратите ресурсы на реальных потенциальных клиентов.
• Повышает вовлеченность клиентов: около 46% всех писем Они либо попадают в спам, либо вообще не доходят до получателя. Отправка писем на неподтверждённые или неактивные адреса — одна из основных причин проблем с доставкой. Это также приводит к высоким показателям отказов, низкой открываемости и низкой конверсии. С другой стороны, подтверждённые письма адресованы реальным людям, что гарантирует достижение вашей рассылки целевой аудитории. Независимо от того, отправляете ли вы новостную рассылку, рекламное предложение или уведомление об аккаунте, наличие проверенного списка способствует повышению показателей вовлечённости.

Роль соответствия требованиям при проверке электронной почты

Соблюдение требований играет важную роль в проверке электронной почты. Оно помогает вашему бизнесу избежать юридических и финансовых потерь, которые могут возникнуть из-за нарушения законов о защите данных, правил борьбы со спамом и требований согласия.

Подобно тому, как GDPR регулирует обработку данных компаниями в Европейском Союзе, законы об обработке данных и правила LLC различаются в разных штатах США.

Это добавляет сложности для бизнеса. Например, законы об ООО в Калифорнии требуют соблюдения строгие меры защиты данных и конфиденциальности, например, Закон штата Калифорния о защите конфиденциальности потребителей (CCPA). Этот регламент требует от компаний прозрачности в отношении сбора и использования данных клиентов, аналогично принципам GDPR.

С другой стороны, законы об ООО во Флориде упрощают регистрацию бизнеса, но не уделяют такого внимания требованиям конфиденциальности, как в Калифорнии. Тем не менее, компании во Флориде по-прежнему обязаны соблюдать федеральные правила, такие как CAN-SPAM, в отношении электронных рассылок, что налагает дополнительный уровень ответственности.

Лучшие практики проверки электронной почты

Следуйте приведенным ниже советам, чтобы сделать процесс проверки электронной почты максимально эффективным и простым.

1. Проверяйте адреса электронной почты в точке входа

Проверка адреса электронной почты в режиме реального времени выявляет ошибки при вводе адреса. Это гарантирует, что в вашу базу данных попадут только действительные адреса. Поэтому, когда кто-то вводит в форму недействительный адрес электронной почты, система сразу же его проверит и выведет сообщение об ошибке.

Изображение с сайта

Чтобы заполнить форму, пользователю придётся исправить свою ошибку. В результате вам не придётся впоследствии подтверждать адрес электронной почты. Предотвращение проблем с проверкой до их возникновения позволяет предотвратить ошибки, повысить качество данных и сэкономить время и деньги.

2. Используйте двойное подтверждение подписки

Процесс двойного подтверждения — это двухэтапный метод, который вы можете реализовать, чтобы убедиться, что адрес электронной почты, предоставленный потенциальным клиентом, является действительным и точным. Он также подтверждает, что адрес принадлежит именно ему.

Это поможет вам избежать добавления в ваши списки поддельных, неправильных или сгенерированных ботами адресов электронной почты, которые могут нанести ущерб доставляемости и репутации отправителя.

Вот как это работает:

1. После того как пользователь предоставит свой адрес электронной почты, вы отправите на этот адрес письмо с подтверждением.
2. Это письмо содержит ссылку или одноразовый код, который пользователь должен нажать или ввести, чтобы подтвердить, что он является владельцем адреса электронной почты. Эта проверка выполняет две функции: (1) она подтверждает подлинность письма; (2) она подтверждает, что пользователь действительно хочет получать от вас сообщения.
3. Если пользователь не нажмёт на ссылку подтверждения или не введёт код в течение установленного срока, система не добавит его адрес электронной почты в ваш список. Нет подтверждения — нет подписки. Только пользователи, подтвердившие свой адрес электронной почты, считаются официальными подписчиками.
4. В результате ваш список адресов электронной почты содержит только тех получателей, которые (1) заинтересованы в ваших сообщениях и (2) имеют действующий адрес электронной почты, которым они владеют и к которому имеют доступ.

3. Регулярно очищайте и проверяйте свой список адресов электронной почты.

Список адресов электронной почты может быстро устареть, если его не очищать и не обновлять регулярно. Люди меняют работу, домены теряют актуальность, а некоторые пользователи вообще перестают пользоваться своими почтовыми аккаунтами.

Если вы не обновляете свой список, это может привести к высоким показателям отказов и низкой вовлечённости. Поэтому убедитесь, что вы очистка вашего списка адресов электронной почты Каждые 3–6 месяцев. Если у вас большая база данных, попробуйте делать это ежемесячно, чтобы быть в курсе изменений.

Избавьтесь от всех адресов электронной почты, с которых письма постоянно возвращаются или не доставляются. Периодически просите подписчиков повторно подтвердить свой адрес электронной почты, ответив на ваше сообщение, или обновляйте данные своего профиля.

4. Мониторинг и устранение показателей отказов

Показатели отказов делятся на две категории: серьёзные и нечёткие. Нечёткие отказы случаются, когда письма не доходят до почтового ящика получателя из-за постоянных проблем, таких как несуществующий адрес электронной почты или неправильное написание домена.

Мягкие возвраты происходят из-за временных проблем, таких как переполненный почтовый ящик или неполадки на сервере.

Показатели отказов электронной почты могут свидетельствовать о состоянии вашего списка рассылки. Высокие показатели отказов, особенно при массовой рассылке писем, могут спровоцировать срабатывание спам-фильтров и снизить доставляемость.

В некоторых случаях это может даже привести к попаданию вашего адреса электронной почты в чёрный список. Поэтому отслеживайте показатель отказов и устраняйте причины, чтобы выявлять недействительные адреса электронной почты до того, как они повлияют на ваши кампании.

Вот как это сделать:

• Отслеживайте жесткие и мягкие отскоки: следите за оба типа отскоковНемедленно удалите жесткие возвраты из своего списка, поскольку они отражают постоянные сбои в доставке и могут существенно повлиять на её эффективность. Если у вас есть мягкие возвраты, отслеживайте их в динамике. Постоянные мягкие возвраты могут указывать на более серьёзную проблему, требующую внимания.
• Сегментируйте и фильтруйте недоставленные письма: используйте инструмент проверки адресов электронной почты для классификации недоставленных писем. Это позволит вам принять целенаправленные меры. Например, в случае серьёзной ошибки доставки удалите адрес электронной почты из списка. В случае мягкой ошибки доставки вы можете связаться с пользователем, чтобы узнать его адрес, или попробовать отправить письмо позже.
• Настройте оповещения: многие почтовые платформы отправляют оповещения, когда показатель отказов превышает определённый порог. Настройте их, чтобы выявлять проблемы заранее, до того, как они повлияют на ваши email-кампании.

5. Сегментируйте свой список адресов электронной почты

Сегментация заключается в разбиении вашего списка адресов электронной почты на более мелкие группы на основе таких факторов, как поведение пользователей, демографические данные или степень их вовлеченности в содержание ваших писем.

Отправка писем на проверенные, действительные адреса поможет вам сделать ваш контент более релевантным для каждой группы. В результате ваши кампании станут эффективнее, и вы сможете взаимодействовать с аудиторией на более глубоком и персонализированном уровне.

Для начала, создавать сегменты На основе вовлечённости. Используйте инструмент проверки адресов электронной почты, чтобы узнать, кто регулярно открывает ваши письма и переходит по ссылкам. Это ваши самые вовлечённые пользователи, поэтому выделите их в приоритетный сегмент и отправляйте им персонализированный контент, который им понравится.

После очистки списка удалите или отметьте флажками всех, кто не взаимодействовал с вашими электронными письмами в течение некоторого времени, скажем, 6 месяцев или более.

6. Не используйте купленные или скопированные списки адресов электронной почты.

Использование купленных или скопированных списков адресов электронной почты может показаться простым способом привлечения новых клиентов, но это рискованный шаг.

Эти списки часто заполнены недействительными, устаревшими или неподтверждёнными адресами. Это означает, что вы можете отправлять письма людям, которые никогда не давали вам разрешения, что представляет собой серьёзный риск нарушения нормативных требований и может навредить репутации отправителя и снизить показатели доставляемости ваших писем. Провайдеры электронной почты быстро помечают письма от отправителей, использующих некачественные списки. А это может снизить ваши шансы на охват реальных, вовлечённых клиентов.

Лучший способ расширить список рассылки — это естественным образом. Используйте формы подписки на сайте, предлагайте ценные лид-магниты (например, бесплатные ресурсы или скидки) или собирайте адреса электронной почты во время общения с клиентами. Главное — добиться того, чтобы пользователи отвечали «да», когда получают от вас информацию.

7. Мониторинг и анализ показателей email-кампании

Если вы не следите за эффективностью своей email-кампании, вы можете упустить важные данные, которые помогут улучшить вашу стратегию. Такие показатели, как открываемость, кликабельность (CTR) и отписки, напрямую отражают, насколько эффективно ваша аудитория взаимодействует с вашими письмами.

Изображение с сайта

Эти цифры также дают представление о состоянии вашего списка рассылки. Например, если показатели открываемости писем падают или вы видите больше отказов, чем обычно, возможно, вашему списку рассылки требуется внимание.

Начните с определения базовых показателей для ваших кампаний. Например, отслеживайте средние показатели открытия, CTR и показатели отказов с течением времени. Когда у вас появится чёткое представление о том, что считается «нормальным» для ваших кампаний, вам будет легче заметить изменения уровня вовлечённости.

Если ваша следующая кампания окажется ниже этих показателей, это может означать, что проблема связана с вашим списком адресов электронной почты или с тем, как вы отправляете письма. Вы также можете провести A/B-тестирование. Разделите свой список на несколько сегментов и сравните эффективность писем с подтверждённых и неподтверждённых адресов. Это даст вам надёжные данные о том, действительно ли верификация адреса электронной почты способствует повышению вовлечённости. Например, вы можете обнаружить, что письма, отправляемые подтверждённым пользователям, открываются чаще и имеют меньше отказов. Это доказательство того, что ваши усилия по верификации окупаются.

Ещё один способ — отслеживать, сколько людей отписываются от ваших рассылок или помечают их как спам. Отписки случаются. Но если вы замечаете внезапный всплеск активности, возможно, пора пересмотреть содержание ваших писем. Или, что ещё вероятнее, дело в качестве вашей рассылки. Отправка писем на устаревшие или недействительные адреса может привести к более высокому уровню отписок.

8. Используйте инструмент проверки электронной почты

Ручная проверка адресов электронной почты — медленный и утомительный процесс, особенно если вы имеете дело с большими списками адресов электронной почты.

При ручной проверке легко пропустить недействительные или устаревшие адреса электронной почты. Используйте инструмент проверки адресов электронной почты, чтобы автоматизировать процесс, повысить точность и масштабируемость.

При выборе различных верификаторов электронной почты обратите внимание на такие функции, как:

• Проверка в режиме реального времени: инструменты проверки адресов электронной почты в режиме реального времени проверяют адреса электронной почты, когда пользователи вводят их в вашу систему. Это помогает мгновенно выявлять недействительные или подозрительные адреса и предотвращает попадание недействительных данных в ваш список.
• Массовая очистка списков: если вы управляете большой базой данных, вам могут пригодиться инструменты массовой проверки. Эти инструменты позволяют добиться чистоты списка, выявляя и удаляя все недействительные, дублирующиеся или сомнительные адреса электронной почты одновременно.
• Интеграция с CRM-системами и платформами MarTech: Многие сервисы для проверки адресов электронной почты легко интегрируются с вашими CRM-системами и платформами email-маркетинга. Эта интеграция автоматизирует процесс очистки ваших списков, позволяя отправлять письма только проверенным и действительным получателям.

Заключение

Думайте о проверке адресов электронной почты как о фильтре, который предотвращает попадание в ваш список недействительных адресов. Проверка адресов электронной почты помогает снизить риск возврата писем, улучшить доставляемость и повысить уровень взаимодействия с аудиторией.

Чтобы избежать проблем в будущем, лучше всего занять проактивную позицию:

• Требование двойного согласия
• Проверка адресов электронной почты на входе
• Мониторинг показателей отказов
• Регулярная очистка списка адресов электронной почты
• Использование программного обеспечения для проверки электронной почты