Если вы достаточно долго работаете в этом бизнесе, вы наверняка слышали как минимум о нескольких серьезных утечках данных, затронувших малый и средний бизнес, малые...
Основные выводы
- Заключительная часть — это последняя часть электронного письма, которую читает получатель, поэтому она влияет на впечатление, которое вы производите, и на то, ответит ли он вам.
- Завершающие фразы, выражающие благодарность, такие как «Спасибо» и «Благодарю», как правило, получают более высокий отклик, чем другие варианты завершения сообщения.
- Полный текст заключительного письма делового сообщения включает в себя заключительное предложение, подпись и блок с текстом подписи.
- «С наилучшими пожеланиями» — это надежный вариант по умолчанию, если вы не уверены в том, насколько формальным должно быть электронное письмо.
- Даже самое убедительное завершение сообщения сработает только в том случае, если оно попадет в действительный почтовый ящик, и здесь на помощь приходит проверка электронной почты.
Заключительная часть делового письма — это последнее, что читает получатель, прежде чем решить, ответить, сохранить или проигнорировать ваше сообщение. Это последнее впечатление может повлиять на то, как будет воспринято все сообщение в целом. Исследование компании BoomerangПроанализировав сотни тысяч электронных писем, исследователи обнаружили, что выбор заключительной фразы заметно влияет на процент откликов, и не все заключительные фразы одинаково эффективны.
Ниже представлены примеры завершения деловых электронных писем, от профессиональных и сдержанных до теплых и непринужденных. Примеры предназначены для B2B-сообщений, общения с клиентами и деловых переписок.
Фразы для завершения делового письма
Эти варианты сгруппированы по назначению, поэтому вы можете выбрать заключительную фразу, соответствующую сообщению.
Официальное закрытие
Оптимально для: Руководители, юридическая переписка, клиенты из консервативных отраслей (финансы, здравоохранение, юриспруденция), первые внешние контакты, а также любой контекст, где формальность свидетельствует об уважении.
- искренне
- С искренним уважением
- С совершенным почтением
- С уважением
- С уважением
- С искренней благодарностью
- С глубочайшим уважением
В британском английском языке, если вы не знаете имени получателя, например, после «Уважаемый господин или госпожа», следует использовать «С уважением», а если знаете — «Искренне Ваш». В американском английском в обоих случаях используется «Искренне Ваш». «С уважением» может показаться слишком формальным для читателя из США, в то время как менее формальное завершение может показаться неуместным в юридической или официальной переписке в Великобритании.
Стандартные профессиональные процедуры закрытия сделок
Оптимально для: Большинство деловых электронных писем, включая сообщения коллегам, клиентам, поставщикам и деловым партнерам, являются надежным вариантом по умолчанию практически в любом профессиональном контексте.
- С наилучшими пожеланиями
- С уважением
- С уважением
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
- Лучшее
- Всего наилучшего
«С наилучшими пожеланиями» — один из самых безопасных способов завершения деловых писем в различных отраслях и профессиональных отношениях. «С уважением» звучит несколько более формально и в некоторых контекстах может показаться устаревшим. «С наилучшими пожеланиями» часто используется в текущих разговорах, но в первом письме может показаться слишком кратким, поэтому его лучше использовать в уже сложившихся отношениях, где уже задан более непринужденный тон.
Завершение сделки на основе благодарности
Оптимально для: Любое электронное письмо, содержащее просьбу, напоминание, вопрос или ситуацию, в которой уместно выразить благодарность.
- спасибо
- Спасибо
- заранее спасибо
- Спасибо за ваше время
- спасибо
- С благодарностью
- Большое спасибо
- Благодарю вас за внимание.
Анализ более чем 350 000 электронных писем, проведенный компанией Boomerang, показал, что заключительные фразы, выражающие благодарность, получали более высокий процент отклика, чем нейтральные завершения. Фраза «Заранее спасибо» показала наилучшие результаты — 65.7%, за ней следуют «Спасибо» — 63% и «Спасибо» — 57.9%.
Фраза «Заранее спасибо» хорошо подходит, когда вы четко формулируете просьбу, но может показаться самонадеянной, если получатель еще ни на что не согласился. Используйте ее, когда запрашиваемое действие разумно и входит в обязанности получателя.
Эти закрывающие фразы помогают только в том случае, если сообщение попадает в действительный почтовый ящик. DeBounce подтверждение по электронной почте позволяет выявлять недействительные или адреса с высоким риском до отправки, снижая вероятность того, что электронное письмо будет отклонено до того, как получатель его увидит.
Заключительные сообщения, требующие ответа или действий.
Оптимально для: В электронных письмах, где требуется ответ, решение или конкретное действие от получателя, заключительная фраза четко указывает на следующий шаг, не оставляя его двусмысленным.
- С нетерпением жду Вашего ответа
- я с нетерпением жду вашего ответа
- Пожалуйста, сообщите мне, если у вас возникнут какие-либо вопросы.
- Жду вашего ответа
- Надеюсь вскоре получить от тебя известие
- Буду признателен за ответ до [дата]
- Пожалуйста, подтвердите до [дата]
Указание конкретного срока позволяет получателю четко понимать свои ожидания и упрощает определение приоритетов запроса. Фразу «Сообщите, когда сможете» легко отложить, а «Пожалуйста, подтвердите к четвергу» устанавливает разумные сроки, не звуча при этом требовательно. Если важен срок, укажите точную дату.
Закрытие бизнеса для неформальных профессионалов
Оптимально для: Постоянные отношения с коллегами, внутренняя командная коммуникация, современные рабочие места с неформальной культурой и ситуации, когда формальное завершение сделки выглядело бы неуместным или чопорным.
- ура
- Береги себя
- Отличный день
- Скоро поговорим
- До скорого
- Будьте на связи
Используйте неформальные заключительные фразы только тогда, когда отношения и тон уже установлены. Фраза «Спасибо» может показаться слишком фамильярной в первом электронном письме или в сообщениях руководителям и юридическим лицам. Кроме того, она чаще встречается в деловой переписке в Великобритании и Австралии, чем в США, где для некоторых получателей это может показаться неожиданным.
Три элемента успешного завершения делового электронного письма
Завершение делового электронного письма включает в себя не только подпись. Оно состоит из трех частей, и каждая из них влияет на то, как сообщение заканчивается.
- Заключительное предложение: Это заключительное предложение текста электронного письма. Оно должно подтверждать следующий шаг или сообщать получателю, чего ему следует ожидать. Например: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы» или «Я вышлю обновленный график в среду». Четкое заключительное предложение устраняет неопределенность и облегчает получателю ответ.
- Выйти: Завершающая фраза — это короткая фраза перед вашим именем, например, «С уважением» или «Спасибо» (варианты, рассмотренные выше). Она задает тон и должна соответствовать как формальности сообщения, так и вашим отношениям с получателем.
- Блок подписи: Блок подписи располагается под вашим именем и может включать вашу должность, компанию, номер телефона, адрес электронной почты и профессиональный профиль или веб-сайт. Он повышает доверие и предоставляет получателю необходимую информацию для дальнейшего взаимодействия.
Вот как на практике выглядит полное закрытие сделки:
Я вышлю пересмотренное предложение к концу дня пятницы — пожалуйста, сообщите мне, если вы хотите внести какие-либо изменения до этого времени.
С наилучшими пожеланиями,
Сара Чен, менеджер по работе с клиентами, Acme Solutions [электронная почта защищена] | +1 (555) 234-5678 linkedin.com/in/sarahchen
Заключительное предложение подтверждает следующий шаг, заключительная фраза задает тон, а подпись содержит контактные данные.
Чего следует избегать в деловых электронных письмах в качестве заключительных фраз.
Некоторые заключительные фразы могут сделать деловое письмо слишком личным, слишком неформальным или излишне резким. Вот те, которых следует избегать в деловой переписке:
- Только «Ваш»: В деловом контексте это может звучать слишком интимно и чаще встречается в личной переписке.
- «С любовью» или «xoxo»: Эти материалы уместны только в личных отношениях; они удивят (или встревожат) собеседника из профессионального круга.
- «Отправлено с моего iPhone» / «Отправлено с мобильного телефона»: Автоматические мобильные подписи малополезны и могут создать ощущение спешки при передаче важного сообщения. По возможности удаляйте их.
- «Приветствую», «Тудлс», «Позже», «Пока чао»: Эти отношения слишком неформальны для любого профессионального контекста, кроме устоявшейся дружбы.
- Никакого закрытия вообще: Завершение без заключительной фразы может восприниматься резко и часто воспринимается как пассивно-агрессивное или пренебрежительное отношение, особенно во внешней переписке.
- Цитаты в подписи: Мотивационные или литературные цитаты могут отвлекать от сути сообщения и часто воспринимаются как самореклама; они отвлекают внимание от самого сообщения.
- Слишком длинные блоки подписей: В своей подписи сосредоточьтесь на основных контактных данных. Длинные списки квалификаций, ссылок, наград и оговорок затрудняют чтение заключительной части.
Как выбрать подходящее заключение для вашей ситуации
Выберите заключительную фразу, исходя из получателя, контекста и цели электронного письма.
- Рассмотрим взаимосвязь: При первом контакте с клиентом или руководителем высшего звена обычно предпочтительнее использовать более формальный вариант, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Для коллег и давних контактов более естественными могут показаться «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» или «Всего доброго».
- Соответствие отрасли: В финансовой, юридической, медицинской и государственной сферах часто предпочитают более формальный стиль общения. В технологической, творческой, стартап-индустрии и цифровом маркетинге, как правило, допускается более непринужденный тон, особенно после установления взаимоотношений.
- Подумайте о цели: Запросы и последующие действия часто хорошо работают в качестве завершающих фраз, выражающих благодарность, в то время как обновления и подтверждения подходят для стандартных профессиональных вариантов. Благодарственное письмо может заканчиваться прямым выражением признательности.
- Учитывайте региональные съезды: В деловом английском языке Великобритании и Австралии часто используется выражение «Cheers», но в США оно может звучать более неформально. В британском английском также различают «Yours faithfully» для неназванного адресата и «Yours sincerely», когда имя адресата известно.
В случае сомнений используйте «С уважением» после четкого заключительного предложения. Это профессионально, нейтрально и подходит для большинства деловых писем.
Завершите цикл обработки деловой переписки.
Завершение делового электронного письма состоит из трех частей: заключительное предложение, заключительная фраза и блок подписи. Все три части должны соответствовать получателю, цели сообщения и уровню формальности, требуемому в данной ситуации.
Когда показатель отклика имеет первостепенное значение, используйте заключительные фразы, выражающие благодарность. Фразы «Спасибо», «Спасибо» и «Заранее благодарю» неизменно превосходят другие варианты.
Формулировка имеет значение только в том случае, если сообщение дойдёт до получателя. DeBounce подтверждение по электронной почте Помогает выявлять недействительные и рискованные адреса до отправки, повышая вероятность того, что ваши электронные письма попадут в реальные почтовые ящики. Новые пользователи могут начать со 100 бесплатных подтверждений.
