Что такое недоставленное электронное письмо? Типы, причины и решения.

Знаете ли вы, что более чем 4.26 млрд Кто во всем мире пользуется электронной почтой? Для бизнеса электронная почта остается одним из самых прямых способов связи с аудиторией, предлагая уровень доступа, которому мало какие другие каналы могут сравниться. Она также приносит высокую отдачу: в среднем 36 долларов на каждый потраченный доллар.

Тем не менее, не каждое сообщение доходит до почтового ящика. Отклоненное письмо сигнализирует о неудачной доставке, и когда это происходит неоднократно, это начинает влиять не только на одну кампанию. Высокий процент отказов может снизить доставляемость и ослабить репутацию отправителя, что затруднит доставку будущих писем получателям.

Что такое возвращенное письмо?

Недоставленное электронное письмо — это сообщение, которое не может быть доставлено в почтовый ящик получателя и возвращается отправителю с отчетом о недоставке (NDR). В этих отчетах объясняется причина сбоя доставки письма и помогает определить, является ли проблема временной или постоянной.

Количество недоставленных писем играет важную роль в оценке отправителей интернет-провайдерами. Слишком большое количество недоставленных писем может указывать на плохую гигиену списка рассылки или спам-подобное поведение, что снижает репутацию отправителя. Даже относительно небольшое количество неудачных доставок может повлиять на эффективность.

Почему электронные письма не доставляются?

Недоставленные электронные письма редко происходят без причины. В большинстве случаев они указывают либо на проблемы со списком контактов, либо с настройками отправки, либо с окружением получателя. Понимание этих причин упрощает предотвращение повторных сбоев.

• Неверный адрес: Если адрес электронной почты, на который вы хотите отправить письмо, указан неверно или содержит орфографические ошибки, письмо не будет доставлено. Это может произойти из-за опечаток или некорректных данных, предоставленных пользователями.
• Переполненный почтовый ящик: Возможно, почтовый ящик получателя достиг лимита места, что препятствует принятию новых сообщений.
• Сообщение слишком большое: Электронные письма, содержащие большие вложения или превышающие установленные ограничения по размеру, могут быть отклонены сервером получателя.
• Получателя не существует: Если адрес электронной почты не связан с активной учетной записью, сообщение не будет отправлено. Домены, принимающие все сообщения, могут по-прежнему приниматься, хотя доставка не всегда гарантируется.
• Низкая репутация отправителя: Плохая репутация отправителя может привести к отклонению писем серверами получателя, даже если само письмо является действительным.
• Недопустимое доменное имя: Если домен в адресе электронной почты указан неверно или больше не существует, доставка будет немедленно прервана.
• Получатель вас заблокировал: Если получатель заблокирует ваш адрес, будущие сообщения могут быть отклонены или автоматически возвращены.
• Электронная почта, занесенная в черный список: Отправка писем в спам-ловушки или на адреса, помеченные как спам, может привести к занесению вашего домена или IP-адреса в черный список, что повлечет за собой дальнейшие сбои в доставке.
• Сбой аутентификации DMARC: Если ваш домен не прошел надлежащую аутентификацию, принимающие серверы могут отклонять или возвращать ваши электронные письма.
• Сбой DNS: Временные проблемы с системами доменных имен могут нарушить доставку, даже если все остальное настроено правильно.
• Одноразовый адрес электронной почты получателя: Временные адреса электронной почты часто быстро истекают, что приводит к сбоям в доставке сообщений при их последующей отправке.

Типы писем, не доставленных отправителю.

Не все щелчки означают одно и то же. Некоторые указывают на необратимую поломку, в то время как другие предполагают, что проблема может решиться сама собой. Когда вы поймете это... тип отскокаВы можете определить, какие действия предпринять и следует ли оставлять адрес в вашем списке.

Классификация отказов обычно основывается на ответе, возвращаемом принимающим сервером, который указывает, является ли сбой временным или постоянным.

Жесткий отскок

Жесткий возврат электронной почтыs означает постоянную ошибку доставки, то есть ваше письмо не дошло и не дойдет до получателя. Это значит, что если вы столкнетесь с проблемой «жесткой ошибки», вам следует удалить этот адрес из списка.

Жесткие отскоки могут возникать по нескольким причинам, включая:

• Недействительный или несуществующий адрес электронной почты: Это происходит, когда адрес электронной почты, предоставленный получателем, неверен, указан с опечаткой или больше не активен. Это может быть связано с опечаткой, временной проблемой на почтовом сервере получателя или с тем, что получатель закрыл или покинул свой почтовый ящик.
• Доменное имя не существует: Если доменное имя в адресе электронной почты не существует или написано с ошибкой, письмо будет возвращено. Это может быть связано с опечаткой или ошибкой при вводе домена.
• Проблемы с почтовым сервером: На почтовом сервере получателя могут возникнуть технические проблемы или проводиться техническое обслуживание, что препятствует доставке писем. В таких случаях письмо возвращается отправителю.
• Заблокировано сервером получателя: Некоторые почтовые серверы используют строгие спам-фильтры или меры безопасности, которые могут блокировать входящие письма по определённым критериям. Если ваше письмо попадёт в спам или сработает какой-либо из этих фильтров, это может привести к серьёзному возврату.
• Ограничения или черный список интернет-провайдера: Интернет-провайдеры (ISP) ведут списки известных спамеров или проблемных отправителей. Если ваш адрес электронной почты или IP-адрес вашего провайдера электронной почты находится в одном из этих списков, почтовый сервер получателя может отклонить письмо, что приведёт к ошибке «hard return».

Мягкий отскок

Мягкие отскоки Указывают на временную ошибку доставки. Это означает, что ваше письмо могло быть возвращено в данный момент, но в будущем оно может попасть в указанный почтовый ящик. Распространенные причины «мягких» возвратов:

• Почтовый ящик переполнен: Если почтовый ящик получателя приближается к пределу, но ещё не достиг его, почтовый сервер может временно отклонять входящие письма. Это считается «мягким отказом», поскольку как только получатель освобождает место в своём почтовом ящике, последующие письма могут быть успешно доставлены.
• Временные проблемы с доставкой: Возможны временные проблемы с почтовым сервером или сетью получателя, препятствующие доставке письма. К ним относятся простой сервера, перегрузка сети или проведение технического обслуживания. После устранения проблемы письмо будет успешно доставлено.
• Негабаритное письмо: Если размер сообщения электронной почты превышает ограничения почтового сервера получателя, это может привести к «мягкому возврату». Сервер может временно отклонить письмо, но разрешить его доставку, если размер сообщения уменьшится или ограничения сервера увеличатся.
• Настройки отпуска или автоответчика: В некоторых учётных записях электронной почты настроены уведомления об отпуске или автоответы. При отправке письма на такую ​​учётную запись сервер может отправить автоматический ответ, указывающий на отсутствие получателя. Это считается «мягким возвратом», поскольку письмо не доставляется непосредственно в почтовый ящик получателя.
• Серый список: Серые списки — это метод, используемый некоторыми почтовыми серверами для борьбы со спамом. При получении электронного письма от неизвестного отправителя сервер временно отклоняет его, предлагая повторить отправку позже. Настоящие почтовые серверы обычно повторяют попытку, и со второй попытки письмо успешно доставляется.
• Контентная фильтрация: Некоторые почтовые серверы используют механизмы фильтрации контента, анализирующие содержимое входящих писем. Если письмо попадает под действие определённых фильтров или содержит подозрительный контент, сервер может временно отклонить его. Это может касаться писем с определёнными ключевыми словами, вложениями или форматированием, которые соответствуют правилам фильтрации сервера.

Поставщики услуг электронной почты обычно стараются доставить такие письма в течение следующих 72 часов, после чего письмо не будет доставлено.

Какой показатель отказов считается приемлемым?

Показатель отказов — это процент электронных писем, которые не были доставлены, от общего числа отправленных писем.

Показатель отказов должен быть как можно ближе к нулю. Это зависит от размера и отрасли вашей компании, но он не должен превышать 2%. Это означает, что если ваш показатель отказов превышает 2%, вам, возможно, стоит пересмотреть свои стратегии. На практике многие отправители стремятся оставаться ниже 1%, в то время как любой показатель выше 2% часто рассматривается почтовыми сервисами как тревожный сигнал.

Как предотвратить возврат писем

Снижение количества отказов сводится к улучшению качества списка рассылки, оптимизации настроек отправки и избеганию действий, которые активируют фильтры. Вот что вы можете сделать, чтобы предотвратить отказы в доставке писем:

• Избегайте спам-фильтров: Даже легитимные электронные письма могут быть помечены как спам или содержать жалобы.
• Не используйте провокационные слова: Чрезмерно рекламные формулировки могут активировать системы фильтрации и снизить вероятность доставки.
• Используйте собственный домен: Отправка с собственного домена дает вам больше контроля над репутацией и аутентификацией.
• Подтвердите подлинность вашего домена: Надлежащая аутентификация гарантирует, что принимающие серверы доверяют вашим электронным письмам.

• Содержите свой список в чистоте: Устаревшие или неактивные контакты повышают вероятность того, что платеж не будет принят.
• Проверьте свою базу данных: Проверка электронной почты Удаляет недействительные и рискованные адреса перед отправкой.
• Проверка в режиме реального времени: Проверка адресов в пункте сбора предотвращает попадание некорректных данных в ваш список.
• Сегментируйте свой список: Отправка релевантного контента снижает уровень оттока пользователей и количество жалоб на спам.
• Быть последовательным: Регулярное общение поддерживает активность вашего списка подписчиков и снижает количество проблем, связанных с неактивностью.
• Используйте капчу: Системы капчи помогают предотвратить отправку ботами недействительных адресов электронной почты.
• Используйте соответствующие формы согласия: Согласование стимулов для регистрации с интересами аудитории повышает качество данных.

Как исправить ошибки с доставленными электронными письмами

После возникновения проблем основное внимание переключается на выявление причины и предотвращение повторения подобных инцидентов.

• Начните с анализа отчетов о недоставке, чтобы понять причины сбоя отправки сообщений. В этих отчетах содержатся коды и пояснения, позволяющие различать временные и постоянные проблемы.
• Немедленно удаляйте недействительные или несуществующие адреса, поскольку дальнейшая отправка писем на них нанесет ущерб вашей репутации отправителя.
• Повторите попытку отправки сообщений с мягким отказом через небольшую задержку, поскольку временные проблемы, такие как переполненные почтовые ящики или сбои в работе сервера, могут разрешиться самостоятельно.
• Проверьте настройки вашего домена и сервера, чтобы убедиться в корректной работе аутентификации, конфигурации DNS и инфраструктуры отправки.
• При необходимости свяжитесь с получателями, особенно в случаях, когда сообщения могли быть заблокированы или отфильтрованы непреднамеренно.
• Отслеживайте динамику производительности и контролируйте улучшения по мере очистки списка подписчиков и корректировки методов рассылки.

Повысьте процент успешных рассылок по электронной почте.

Количество отклоненных писем отражает общее состояние вашей стратегии email-рассылок. Поддержание низкого уровня отклоненных писем улучшает доставляемость, защищает репутацию отправителя и гарантирует, что ваши сообщения дойдут до нужной аудитории. Это зависит от постоянного обслуживания списка рассылки, где регулярная проверка, непрерывный мониторинг, последовательная очистка и раннее выявление рискованных адресов предотвращают проблемы до того, как они повлияют на эффективность.

Инструменты, подобные DeBounce Мониторинг списка рассылки Мы поддерживаем этот процесс, помогая вам постоянно проверять ваши данные и поддерживать список, обеспечивающий бесперебойную доставку.